Transformação digital no mundo: COVID-19 faz PMEs promoverem mudanças

O impacto econômico da COVID-19 nos negócios, particularmente nas PMEs, alcançou uma escala global. Desde a adoção de medidas de curto prazo para permitir que os funcionários trabalhem remotamente e o aumento da segurança com recursos como VPNs, empresas do mundo todo tiveram que pensar na maneira mais rápida e eficaz de manter seus negócios funcionando durante a crise.

Entretanto, a pergunta que permanece é se as empresas seguirão esse caminho de transformação ou voltarão a ser como antes.

O Capterra queria saber mais sobre como a pandemia afetou as PMEs, o impacto que teve em suas decisões de compra de software e seus planos para o futuro. Para isso, entrevistou 2.904 pessoas, incluindo funcionários e gerentes de pequenas e médias empresas (PMEs) de Alemanha, Austrália, Brasil, Espanha, França, Holanda, Itália e Reino Unido.

Para escrever este artigo, o Capterra usou as respostas de 2.141 entrevistados com posições de gerente, gerente sênior, gerente executivo ou sócio nessas empresas. (Para conhecer a metodologia completa, vá até o final do artigo.)

53% das empresas não possuíam um plano de continuidade de negócios

De acordo com a Gartner, a gestão de continuidade de negócios é:

Uma abordagem por meio da qual as empresas planejam a recuperação de todo o processo de negócios. Isso inclui um plano para os ambientes de trabalho, telefones, estações de trabalho, servidores e softwares, conexões de rede e quaisquer outros recursos necessários no processo de negócios.

A pandemia pegou o mundo de surpresa –e as empresas não foram exceção. Quando perguntados se tinham um plano de continuidade em vigor antes da crise, 53% dos entrevistados responderam que não possuíam ou não tinham certeza se a empresa possuía um plano definido.

Não ter um plano de continuidade de negócios pode levar a perdas significativas e até mesmo ao fechamento do negócio. Se você enxerga a COVID-19 como uma crise imprevisível, ter um plano de contingência faz mais sentido do que nunca.

Ter um plano que permita que você se prepare para o inesperado pode fazê-lo economizar tempo e dinheiro –e possivelmente salvar o futuro da empresa. Com ele, você pode:

• Reduzir o tempo de resposta ao evento
• Reduzir o tempo para recuperar as funções críticas
• Evitar a tomada de decisões erradas nos estágios iniciais
• Ter um fluxo de comunicação bem-sucedido com funcionários e pessoas-chave durante a crise.

61% das empresas acreditam que não durarão mais de 6 meses

A falta de preparação de muitas empresas as levou a tomar decisões de última hora em meio à pandemia e a não pensar a longo prazo.

Segundo o estudo, mais de 61% das empresas pesquisadas não acreditam que durarão mais de seis meses com as medidas atuais. Nos países europeus (Alemanha, Espanha, França, Holanda, Itália e Reino Unido) pesquisados para este estudo, assim como na Austrália, o percentual de empresas que acreditam não durar mais de 6 meses com as medidas atuais é de 62%.

Tanto a União Europeia como o Brasil estão implementando apoio financeiro para ajudar com as perdas geradas pela pandemia. No entanto, para algumas empresas, as perdas são grandes demais e elas acabarão fechando.

A mudança para o digital ainda não é uma prioridade para as PMEs 

A transformação digital é definida pela Gartner como:

Qualquer coisa, desde a modernização da TI –por exemplo, a migração para a computação na nuvem– até a otimização digital e a invenção de novos modelos de negócios digitais.

Apesar das empresas terem adaptado suas ofertas em resposta à COVID-19, os resultados do estudo mostraram que a mudança para o digital não é uma prioridade para as PMEs no curto prazo.

Quando perguntados sobre o nível de importância de vários aspectos do dia a dia dos negócios, como produtividade dos funcionários, imagem de marca ou retenção de clientes no curto prazo, a mudança para operar digitalmente é classificada como a última prioridade pelos entrevistados de Austrália, Brasil, Espanha e França; para a Itália, a penúltima. Para Alemanha, Itália e Reino Unido, a última prioridade é garantir assistência financeira e, para a Holanda, melhorar a imagem de marca.

O estudo mostrou que, para a maioria dos países, manter a produtividade dos funcionários e reter clientes são as duas principais preocupações. Para o Brasil e o Reino Unido, a principal prioridade é aderir ao distanciamento social e às orientações locais com respeito à quarentena, seguida pela manutenção da produtividade dos funcionários.

As ações de saúde e segurança têm sido o foco principal das empresas desde o início da crise para 64% dos entrevistados.

A implementação de políticas de trabalho remoto (58%) tem sido o outro foco das empresas. Depois que as empresas colocaram tais políticas em prática, a etapa seguinte foi implementar um software o mais rápido possível para evitar a interrupção em larga escala e ajudar na retenção e no engajamento dos funcionários.

48% dos entrevistados investiram em software desde o início da crise

Quase metade das empresas pesquisadas investiu em novos softwares desde o início da crise. Brasil (55%), Espanha (55%) e Itália (52%) foram os três países com o maior número de PMEs que tiveram que investir em software como consequência da COVID-19.

Isso não surpreende, já que 35% das empresas precisaram introduzir algum novo software para o trabalho em equipe e 70% dos negócios foram capazes de adaptar parte ou todas as suas ofertas comerciais para que pudessem ser entregues virtualmente, de acordo com outro estudo recente do Capterra.

Analisando o tipo de softwares implementados, os programas de assistência remota, de videoconferência e de atendimento via chat foram os três tipos mais adquiridos ou nos planos das empresas como resposta à COVID-19.

Compra de software além da COVID-19: fazendo a escolha certa

A falta de planos de continuidade de negócios levou a maioria das PMEs pesquisadas a investir em softwares que visam garantir a produtividade dos funcionários.

Os tomadores de decisão precisam de ajuda para escolher o software certo. O estudo constatou que um terço das pessoas com essa responsabilidade nas PMEs está no estágio de interesse, isto é, eles sabem o tipo de software necessário, mas precisam pesquisar produtos que atendam às suas necessidades de negócio.

O estudo constatou que metade (49%) dos gerentes baseou suas decisões em preço, 46% na facilidade de uso e 37% em avaliações.

Foram identificadas diferenças significativas entre os países no que diz respeito às avaliações. Para os países europeus pesquisados e o Brasil, por exemplo, as avaliações são consideradas úteis na hora de tomar uma decisão sobre a compra de um software para 39% e 45% dos entrevistados, respectivamente. Já na Austrália, apenas 18% consideram as avaliações úteis ao analisar um software, sendo a facilidade de uso (22%) o principal fator destacado.

A análise de avaliações de terceiros deve fazer parte de qualquer processo de compra de software, já que fornece uma boa visão sobre a experiência de outros usuários com a ferramenta. 

Torne o software parte de sua estratégia de negócios para o futuro

Como foi dito anteriormente, a crise da COVID-19 abalou os negócios e levou algumas empresas a tomarem decisões emergenciais em matéria de software, procurando uma solução a curto prazo. Na medida em que as restrições diminuem e os funcionários começam a voltar ao escritório, as empresas precisam pensar em uma estratégia de mais longo prazo.

A Gartner (conteúdo em inglês) divide a resposta à crise da COVID-19 em três etapas principais:

• Resposta: as ações são direcionadas principalmente a manter o negócio funcionando no curto prazo, como uma resposta rápida à crise.
• Recuperação: há um esforço mais coordenado para estabilizar as operações. Isso pode incluir a criação de planos específicos para restaurar os negócios ao nível anterior à crise e também analisar os recursos disponíveis para isso.
• Renovação: a Gartner enfatiza a importância de aprender com a experiência e desenvolver resiliência para o futuro.

Ficou claro que, para muitas empresas, a crise significou perda de dinheiro ou, pior ainda, o fechamento dos negócios. Aprender com a experiência anterior ajudará as empresas a avaliar os erros cometidos durante uma crise e a criar um plano de contingência sólido que as ajudará no caso de uma nova crise.