Como preparar um Plano de Continuidade de Negócios

Publicado em 24/04/2020 por Lucca Rossi

plano de continuidade de negócios

Ter um Plano de Continuidade de Negócios (PCN) é essencial para qualquer empresa, não importa o tamanho. Nenhuma organização está livre de ser acometida por um desastre, seja ele de caráter intencional (ataques maliciosos, por exemplo) ou natural, como ficou bem claro com a pandemia da COVID-19.

Desastres são, na maioria das vezes, imprevisíveis e suas consequências, incalculáveis. Por isso, é necessário ter um plano de contingência para saber como reagir e permitir que os negócios sigam em frente diante de qualquer catástrofe.

É evidente que diferentes tipos de desastres exigem diferentes ações, e elas devem ser contempladas no Plano de Recuperação de Desastres (PRD), que é parte do plano da continuidade de negócios. Entretanto, a maior parte do PCN é composto de estratégias e ações amplas e genéricas o suficiente para encarar todo o tipo de problema.

Neste artigo, vamos mostrar as etapas necessárias para preparar um plano de continuidade de negócios para a sua empresa e deixá-la pronta para continuar operando em caso de desastres.

Por que o plano de continuidade de negócios é importante

Antes de entrar no plano propriamente dito, é preciso destacar que o departamento de TI pode ser o mais importante a ser analisado e preparado a fim de manter a continuidade do negócio em caso de desastres, mas não é o único.

Vendas, recursos humanos e até mesmo a direção da empresa também precisam ter um plano estruturado para esses infortúnios. Todas as ferramentas de TI indispensáveis para colocar o plano em prática não servirão de nada se o componente humano for esquecido.

Por exemplo, no caso do novo coronavírus, muitas empresas se viram obrigadas a gerenciar equipes remotas da noite para o dia. Sem um PCN em mãos, os departamentos de recursos humanos, assim como os gerentes das mais diversas áreas, tiveram que desenvolver um plano e colocá-lo em ação praticamente ao mesmo tempo.

Pandemias podem ser raras, mas ataques cibernéticos ou quedas contínuas de sistemas não são tanto assim. O plano de continuidade de negócios funciona como um seguro na prevenção de situações como essas.

Vamos ao plano!

As etapas do plano de continuidade de negócios

Desenvolver um plano de continuidade de negócios não tem porque ser complexo, porém precisa ser abrangente. Afinal, você já conhece os processos internos da empresa e não deve ter dificuldade para definir como eles devem se adaptar em caso de desastres. É importante também confiar em um software de continuidade de negócio e contar com a participação de atores das diferentes áreas da empresa abrangidas pelo plano.

1. Definir o objetivo do plano

O primeiro passo na elaboração de um PCN é a definição do objetivo. Sem saber aonde se quer chegar, não se chega a lugar nenhum. Então, comece deixando claro o escopo em que ele se desenvolve e os objetivos a serem alcançados.

Como mencionado anteriormente, a finalidade do PCN é única para qualquer organização: prepará-la para manter suas atividades frente a um eventual desastre. Entretanto, a abrangência do plano varia segundo o setor e o tamanho da empresa, uma vez que esses fatores determinarão qual a amplitude da preparação necessária. Descreva o objetivo do plano no início da elaboração, mas volte para revisá-lo depois de concluídos todos os passos.

2. Identificar as principais áreas

Existem áreas da empresa que não precisam entrar no PCN, ou porque não são vitais ou porque já estão estruturadas de forma que uma catástrofe não afetará suas atividades. Então, cabe a você determinar quais são as áreas da empresa que precisam de um plano de continuidade.

O departamento de TI figura em praticamente todos os planos de continuidade de negócios, simplesmente porque se trata de uma área vital para o andamento dos demais setores nos dias de hoje.

O departamento de recursos humanos também integra o time principal das áreas que precisam de um plano de contingência, mas isso depende muito da estrutura da empresa e da maturidade organizacional em que ela se encontra.

A comunicação com os funcionários sobre o andamento do plano também é muito importante. Utilize os softwares de comunicação de equipe para informar os trabalhadores sobre todos os passos. Para os que já adotam sistemas de recursos humanos, é o momento de aproveitar essas ferramentas para ter uma visibilidade total do componente humano.

Se você não tem segurança sobre todas as áreas que devem ser abrangidas pelo PCN, converse com os gestores de cada uma delas e identifique junto com eles se as atividades da respectiva área estão aptas a prosseguirem sem grande impacto em caso de catástrofe.

3. Identificar as atividades críticas

Uma vez definidas as áreas internas da empresa que farão parte do PCN, o passo seguinte é identificar as atividades de cada uma que são críticas para a continuidade do negócio. É sabido que há tarefas que são mais ou menos vitais dentro da organização, mas isso não significa que sejam dispensáveis.

Nessa fase, o objetivo é diferenciá-las para detectar quais operações precisam, obrigatoriamente, entrar no plano de continuidade de negócios para a atividade da empresa não ser gravemente afetada quando ocorrer um desastre.

Novamente, nessa fase é crucial contar com a participação dos gestores das áreas participantes.  É importante cruzar informações para identificar atividades paralelas ou interdependentes, cujo andamento ou resultados decorrem de mais de um setor da empresa.

4. Determinar o tempo de inatividade aceitável para cada atividade crítica

É incontestável que a ocorrência de um desastre causará algum impacto nas atividades da organização. A proposta do plano de continuidade de negócios é minimizar esse impacto e reduzir ao máximo o tempo de reação da empresa. Para isso, você deve determinar o tempo aceitável que cada atividade crítica pode ficar comprometida.

Atividades mais vitais devem ter prioridade no restabelecimento das funções normais da empresa. Assim, além de definir os prazos de inatividade aceitáveis, é importante também estabelecer a ordem de prioridade da lista de atividades críticas.

5. Criar um plano de ação e recuperação de desastres

Agora que você já tem o objetivo, as principais áreas envolvidas e as atividades críticas definidos, é hora de criar o plano de ação e recuperação de desastres. Em outras palavras, você deve incluir no PCN como ele será implementado quando necessário.

O plano de ação resume o plano de continuidade de negócios em termos práticos. Nesta etapa, você deve analisar as opções de softwares de continuidade de negócio e selecionar o que melhor se adapta às definições feitas até aqui.

Para ficar completo, inclua os responsáveis e os prazos de cada ação. Ter pontos de controle também é essencial para verificar se a implementação do plano está conforme o esperado. Se possível, faça uma simulação antes da ocorrência de um caso real.

Plano pronto

Pronto. Se você seguiu todas etapas, seu plano está pronto para ser executado.

O PCN é como um seguro que não se quer usar nunca, mas oferece à empresa a tranquilidade de ter um plano de ação para mantê-la em atividade caso algum desastre aconteça.

Faltou prevenção e está precisando remediar? Confira este artigo sobre gestão de crise e nossas dicas para gerenciamento de equipes remotas.

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