Sistemas de Recursos Humanos

Os Sistemas de Recursos Humanos (RH) permitem que as organizações gerenciem registros de funcionários e outras informações de recursos humanos de maneira direta e precisa. Também conhecido como Sistemas de Informações de Recursos Humanos (HRIS) ou Sistemas de Gestão de Recursos Humanos (HRMS), o software de RH é frequentemente projetado para grandes corporações com equipes de RH significativas executando desde alocação dinâmica de recursos até funções de folha de pagamento. No entanto, a geração atual de software de RH também oferece opções escaláveis, sendo adequado para organizações de todos os tamanhos que precisam simplificar suas responsabilidades e procedimentos de RH.

Muitos softwares de RH funcionarão de várias maneiras, às vezes de forma modular e às vezes como uma solução comercial completa. Por exemplo, as funções típicas esperadas de uma ferramenta de RH ajudarão a organizar os detalhes de contato dos funcionários em um banco de dados central. Isso também pode incluir seu departamento, descrição do trabalho, registro de presença, histórico de pagamento, informações de treinamento e quaisquer habilidades-chave que possam ter.

As PMEs e as startups, em particular, muitas vezes podem se beneficiar do investimento em um software de RH. Preenchendo a lacuna entre grandes organizações com uma equipe completa de profissionais de RH qualificados e pequenas organizações que podem não exigir – ou ter orçamento – para uma equipe de funcionários de RH dedicados em tempo integral, as soluções de softwares de RH podem ajudar gerentes intermediários e proprietários de empresas a facilitar todas as suas funções de RH.

O software de RH de alta qualidade geralmente automatiza muitos dos processos envolvidos na execução de um departamento de RH, ideal para empresas menores com recursos limitados à sua disposição. Alguns pacotes de RH também se integrarão com softwares de contas a pagar para execução da folha de pagamento ou possuem módulo próprio para esta finalidade. Outras integrações comuns incluem compatibilidade com softwares de gestão de mão de obra – ideais para agendar cargas de trabalho de funcionários, por exemplo – bem como com softwares de avaliação de desempenho, que podem acompanhar o progresso dos membros da equipe à medida que avançam em suas carreiras. Em geral, o software de gestão de RH poderá:

• Armazenar os registros pessoais dos membros da equipe em um banco de dados de funcionários
• Facilitar o planejamento e alocação de recursos humanos usando perfis de trabalhadores
• Criar relatórios que ajudem os gestores a tomar decisões estratégicas com base nos recursos disponíveis
• Gerenciar os processos de folha de pagamento para que os salários sejam pagos com precisão de acordo com as horas trabalhadas e os bônus ganhos
• Gerenciar registros de tempo e presença para ajudar os gerentes a melhorar a produtividade
• Oferecer portais de autoatendimento para permitir que os funcionários atualizem e gerenciem seus próprios registros
• Fornecer programas de treinamento e orientação de novos funcionários, também conhecidos como programas de integração

O que são sistemas de recursos humanos?

O Sistema de Recursos Humanos (RH) auxilia empresas e outras organizações com o gerenciamento de registros de funcionários e informações pessoais. Isso pode variar desde dados de contato e registros de presença, até cronogramas de treinamento e documentação de gerenciamento de desempenho. Além disso, os sistemas de gestão de RH usam os funcionários como seu principal recurso, oferecendo uma visão geral facilmente acessível do aspecto “humano” de qualquer negócio.

Projetado para fornecer aos usuários acesso rápido e eficiente aos detalhes dos funcionários, o software de gerenciamento de RH pode fornecer soluções no local, bem como nuvem e opções de Software como serviço (SaaS). Como em todos os repositórios de dados, a segurança é fundamental– muitas das informações armazenadas nos softwares de RH são privadas, comercialmente confidenciais ou ambas, portanto, os controles de acesso integrados garantem que os protocolos de proteção de dados sejam cumpridos.

No entanto, a principal função do software de sistemas de RH é facilitar a eficiência. Automatizando um grande número de tarefas de RH, o software de RH para pequenas empresas em particular pode permitir uma alocação mais econômica de recursos financeiros. Para empresas maiores, existem plataformas de RH capazes de lidar com problemas de agendamento em vários fusos horários, permitindo atualizações em tempo real que podem ser acessadas simultaneamente, compartilhadas de forma adequada e administradas de localidades em qualquer ponto do mundo.

Com relação a softwares de recrutamento e seleção, software de folha de pagamento e software de gerenciamento e avaliação de desempenho, o software de sistemas de RH se integrará com softwares de gestão de mão de obra ou incluirá um módulo que lida com a função de alocação de recursos humanos. De PMEs a grandes multinacionais, os sistemas de softwares de RH podem oferecer vantagens operacionais a organizações de todos os tamanhos.

Quais os benefícios dos sistemas de recursos humanos?

Os benefícios do software de RH são inúmeros, e todos estão focados em consolidar o controle das funções de recursos humanos em uma única solução. Um sistema de RH especializado oferecerá benefícios diferentes de um que fornece um conjunto de funções como uma solução geral. Por exemplo, o software de RH para pequenas empresas pode não ser adequado para grandes multinacionais e vice-versa. Além disso, é importante salientar que todos os bons de sistemas de Recursos Humanos oferecerão várias vantagens distintas que incluem:

• Economia de tempo através da automação: automatizar muitas das funções em segundo plano que, de outra forma, teriam que ser feitas manualmente – como atribuir números de funcionários a tarefas ou recibos de pagamento, por exemplo – o que permite uma redução na alocação de recursos humanos. Por sua vez, isso significa que os proprietários de pequenas empresas podem passar mais tempo fazendo outros trabalhos e as grandes corporações podem implantar com mais eficiência os profissionais de RH que empregam. Economizar tempo significa aumentar a eficiência operacional e, também, reduzir as despesas gerais.

• Funcionalidade de integração do conjunto de dados: centralizar conjuntos de dados via integração permite que todos os registros relevantes sejam mais facilmente acessíveis e atualizados. Qualquer coisa, desde endereços residenciais e números de telefone, até informações de parentes próximos e registros de horas extras, pode precisar ser alterado várias vezes ao longo de um ano. As organizações também podem manter registros adicionais de habilidades e treinamento de funcionários, o número de cursos internos atendidos e prazos pendentes para recertificação. De registros de folha de pagamento a documentos disciplinares, consolidar todos os dados de funcionários e centralizar as rotas de acesso por meio de um banco de dados de funcionários ajuda a melhorar a velocidade das operações e a precisão dos dados armazenados.

• Acomodações para emprego local: o software de soluções de RH profissional localizado oferece aos gerentes de recursos humanos tudo o que eles precisam para cumprir os regulamentos de empregos geograficamente relevantes. Isso inclui acomodar funcionários que se encontram no exterior ou que trabalham em outras jurisdições. No entando, a maior parte dos softwares de RH do Brasil são projetados especificamente para atendar às necessidades das empresas brasileiras. Por exemplo, as leis brasileiras sobre a taxação do imposto de renda retido na fonte (DIRF) e as contribuições previdenciárias, muitas vezes, serão integradas no software de folha de pagamento para que todas as deduções necessárias sejam claramente mostradas na folha de pagamento. Além disso, as empresas de softwares de RH podem optar também por beneficiar-se de sistemas que levam em consideração as estruturas legais brasileiras que lidam com outras áreas do direito trabalhista, como o direito de solicitar horários de trabalho flexíveis, licença parental e procedimentos formais de reclamação.

• Recursos analíticos: a análise em tempo real dos dados dos funcionários é um grande benefício para empresas de todos os tipos, mas é especialmente vantajosa para aqueles que passam por um processo de reestruturação. A mudança organizacional só é eficaz quando os tomadores de decisões têm as informações certas ao seu alcance, especialmente no que diz respeito aos recursos humanos. Saber como e onde alocar funcionários é uma parte importante do pensamento corporativo de hoje. As decisões estratégicas devem ser tomadas com dados verificáveis para respaldá-las, e a última geração de software de RH fornece isso. Esses dados podem incluir níveis de pessoal ao longo do tempo ou a disponibilidade de pessoas com habilidades-chave, por exemplo. Ainda, há também opções do software de RH em nuvem, que armazena dados com segurança em servidores de terceiros, permite que os tomadores de decisões acessem as informações de que precisam a qualquer momento e de qualquer dispositivo portátil – uma grande vantagem para empresas pequenas e ágeis, e multinacionais.

• Reduz os custos de recrutamento: a simplificação de todos os processos associados à contratação de pessoal pode ajudar a reduzir os custos de recrutamento. Qualquer despesa com recrutamento aumenta as despesas operacionais de uma empresa, principalmente se a terceirização for necessária para qualquer uma ou todas as tarefas em questão. Com boas opções de Software de Recrutamento, os custos associados à contratação de novos funcionários podem ser reduzidos mantendo registros de todos os candidatos que podem ser avaliados de forma justa a qualquer momento, ao mesmo tempo em que solicitam o contato com pessoas que não tiveram sucesso no passado para trabalhos futuros que possam estar disponíveis. Em muitos casos, esse tipo de rastreamento de candidatos acelerará os contatos entre os tomadores de decisão internos e os candidatos preferenciais.

Quais são os recursos típicos dos sistemas de RH?

Os sistemas de RH oferecem uma ampla gama de recursos básicos e comuns, bem como recursos mais específicos, projetados para setores específicos ou requisitos comerciais. Veja a seguir alguns dos recursos mais comuns do software de RH:

• Banco de dados abrangente de funcionários: Os gerentes que têm responsabilidades de RH podem armazenar todas as informações pessoais de sua equipe em um único local. Certos aspectos do banco de dados podem ser disponibilizados para gerentes intermediários e supervisores; normalmente, isso inclui registros de treinamento ou informações sobre as habilidades pertinentes de um funcionário, para fazer com que sejam implantados de forma mais útil em uma organização. Além disso, um banco de dados de funcionários de um sistema de RH conterá mais informações pessoais, como endereços residenciais, registros de doenças e registros disciplinares. Bancos de dados de RH bem projetados só permitirão o acesso a esses registros por pessoas autorizadas, geralmente profissionais de RH ou gerentes seniores. Outras informações normalmente armazenadas em um banco de dados de funcionários atualmente incluem registros de férias anuais, qualificações de funcionários, planilhas de horas e tempo de serviço individual.

• Armazenamento central de perfis de funcionários: Os perfis dos funcionários são armazenados centralmente para facilitar a manutenção de registros. Outro aspecto fundamental de muitos sistemas de RH, em muitos casos, embora nem todos, é o de que os cadastros de perfis de funcionários serão integrados a um banco de dados de funcionários. Normalmente, os profissionais de RH usam a codificação em um perfil para ajudá-los a executar determinadas funções. Por exemplo, em vez de listar todos os módulos de treinamento internos que um funcionário fez e pelos quais passou, como seria de esperar com um banco de dados de funcionários, seu perfil usará códigos para mostrar em quais habilidades ele foi treinado e há quanto tempo ele fez o curso em questão. Os profissionais de RH podem então usar seu software de perfil de funcionário para planejar cursos futuros para garantir, por exemplo, que um número suficiente de funcionários tenha as atualizações corretas de saúde e segurança. Os perfis dos funcionários, porém, não se limitam a questões de treinamento. Eles normalmente cobrem toda a gama de registros de RH. Um perfil também pode incluir a codificação para determinar rapidamente se um funcionário trabalha em período integral ou parcial, se tem férias restantes no ano atual ou se faz contribuições voluntárias para o plano de pensão do empregador. Dessa forma, atribuir tarefas ou realizar determinadas funções com uma determinada classe ou grupo de funcionários fica muito mais simples.

• Relatórios/análises com dados em tempo real: Acesse os dados que cercam os funcionários à medida que eles mudam. Planejar uma rota de turno, por exemplo, pode significar entender a carteira de pedidos de uma empresa para determinar quantos funcionários serão necessários para um determinado período, mas também significa saber quem está disponível para determinados turnos, especialmente quando serão necessárias habilidades especializadas. Com o software de RH online, principalmente, os gerentes podem executar os relatórios de RH necessários para gerenciar melhor sua força de trabalho sem precisar ir ao escritório. O software de nuvem de RH, que armazena dados em servidores de terceiros, torna possível ter relatórios seguros em qualquer lugar do mundo. Isso é algo particularmente útil para empresas que funcionam 24 horas por dia. Mesmo um sistema de RH que tenha sido projetado para PMEs em vez de grandes corporações, geralmente inclui acesso a análises que ajudam a simplificar as grandes quantidades de dados armazenados, por exemplo, em planilhas de horas digitais e assim por diante. Muitas soluções de softwares de RH incluem relatórios padrão, bem como versões que os usuários podem programar para executar funções analíticas específicas.

• Sistema de gestão de folha de pagamento: Processe transações de funcionários com o software de folha de pagamento integrado. Mesmo as empresas que terceirizam suas funções de folha de pagamento para um fornecedor terceirizado podem usar o software de gerenciamento de RH com um módulo de folha de pagamento, ainda que não pretendam processar as folhas de pagamento por conta própria. Além disso, um sistema de gerenciamento de folha de pagamento ajudará muitas empresas, grandes e pequenas, a garantir que seus pagamentos semanais de funcionários ou transações mensais de salários sejam justos, precisos e legais. O sistema de RH ajudará os profissionais de RH que executam funções de folha de pagamento a garantir que todas as deduções necessárias sejam realizadas antes que os pagamentos sejam enviados aos funcionários. Normalmente, o software para RH e software de folha de pagamento descobrirá quanto precisa ser deduzido para contribuições previdenciárias de funcionários, reembolsos de empréstimos estudantis, contribuições para o seguro nacional e imposto de renda. Muitos também produzirão recibos de pagamento para os funcionários para que eles tenham uma compreensão clara de quanto foram pagos e para quê, incluindo horas extras, bônus relacionados ao desempenho e assim por diante. Além disso, o gerenciamento da folha de pagamento de RH geralmente se integra às informações do banco de dados de RH para que os formulários P60 anuais possam ser gerados automaticamente e enviados para os endereços residenciais dos funcionários. Isso também significa que seus dados bancários poderão ser acessados com segurança para que os salários possam ser pagos diretamente a eles todos os meses.

• Registros atualizados de horas e presenças: Acompanhe a presença dos funcionários e as horas que eles trabalharam. Como a precisão é fundamental para os empregadores, registros atualizados de tempo e presença é um recurso presente nos sistemas de RH. No passado, os funcionários podiam ter que marcar manualmente a entrada e a saída quando iniciavam e terminavam o trabalho, mas agora isso normalmente é feito de forma eletrônica. Por exemplo, ao fazerem login em seus terminais, as pessoas geralmente criam um registro digital de sua presença e disponibilidade para o trabalho. Essencialmente, o software de RH armazena todas essas informações para criar um registro das horas de trabalho dos funcionários. Sempre que as pessoas forem pagas por hora, poder acessar seus registros digitais em um sistema de software ajuda a melhorar a precisão e economiza tempo entre os profissionais de RH. Mesmo quando os funcionários não forem pagos por horários específicos de atendimento, esses registros poderão ajudar a calcular a produtividade de determinados funcionários em comparação com outros. Isso pode ajudar a identificar o baixo desempenho, bem como destacar aqueles que podem estar trabalhando demais e podem estar sujeitos ao esgotamento. Além disso, a maior parte dos sistemas de tempo e presença permitirá que os gerentes descubram quem pode estar tirando muitos dias devido a doenças e quem é o próximo na fila para a oportunidade de fazer horas extras. Em suma, o acesso a esses tipos de registros ajuda com uma série de problemas de RH e alocação de recursos.

• Acesso de funcionários ao portal de autoatendimento: Os funcionários podem acessar o software de RH do empregador e atualizá-lo de acordo com suas necessidades individuais. Os portais de autoatendimento não são uma característica de todos os sistemas de softwares de RH, mas são cada vez mais comuns hoje em dia. Basicamente, um portal de autoatendimento permite que os funcionários acessem o software de RH de seu empregador e o atualizem de acordo com suas necessidades individuais. Um exemplo de como isso pode funcionar seria quando um funcionário altera a conta bancária na qual gostaria de receber seu salário. Em vez de preencher um formulário que um profissional de RH ou um gerente deve processar, o portal de autoatendimento permite que um funcionário insira os novos dados no momento que mais lhe convier. O registro será atualizado automaticamente e a tempo para a próxima folha de pagamento. Além disso, os portais de autoatendimento podem ser usados para reservar feriados, lidar com treinamentos internos e para que os funcionários alterem outros dados pessoais, como endereço ou registros de parentes próximos. Fundamentalmente, os portais de autoatendimento permitem que os funcionários acessem apenas seus próprios registros e não qualquer outra informação que possa estar armazenada no banco de dados do software de RH da organização.

• Gerenciamento do programa de integração: Automatize o fornecimento de cursos de orientação, documentos de políticas, apresentações em vídeo e agendamento para iniciar mais facilmente o trabalho de um novo funcionário dentro da estrutura organizacional do empregador. Na verdade, qualquer organização que deseje otimizar seus programas de integração para o pessoal recém-recrutado provavelmente se beneficiará desse útil recurso de software de RH. Muitas organizações, principalmente as maiores, têm programas de integração para novos funcionários a fim de que eles possam se familiarizar melhor com a estrutura organizacional de seu empregador. Isso pode significar participar de diferentes reuniões de equipe ou realizar sessões individuais com gerentes em diferentes departamentos. Agendar todos esses compromissos pode ser uma dor de cabeça, ainda mais quando as pessoas envolvidas nos treinamentos do programa de integração têm agendas ocupadas e em constante mudança. Os módulos de integração em alguns sistemas de softwares de RH também podem alocar automaticamente as tarefas iniciais para novos funcionários, permitindo que eles se familiarizem mais com os padrões de trabalho e as expectativas do empregador.

• Processos anônimos de avaliações 360º: Utilize avaliações anônimas para incentivar respostas mais honestas. O software de RH que executa programas de avaliações 360 graus com anonimato integrado leva a um envolvimento mais aberto dos funcionários. Quando uma organização adota uma cultura de avaliações 360º, todos os funcionários são solicitados a oferecer avaliações uns aos outros. No entanto, para evitar que as pessoas fiquem chateadas com seus colegas, seu gerente ou as pessoas que gerenciam, o anonimato deve ser mantido. Por esse motivo, o software de RH é inestimável, pois ele pode ser usado para coletar toda a avaliação sem a necessidade divulgar os autores das respostas. Atualmente, muitas soluções de softwares de RH incluem módulos de avaliações 360º. Normalmente, eles não apenas coletam avaliações usando modelos pré-determinados, mas o apresentam com classificações médias, painéis estatísticos e nuvens de palavras.

O que levar em consideração ao comprar sistemas de recursos humanos?

As considerações mais importantes antes de adquirir o sistema de recursos humanos dependerão do tamanho e da estrutura da organização em questão. O que será mais importante para uma PME com apenas uma pequena equipe de RH nem sempre corresponderá aos requisitos de uma grande corporação multinacional. Da mesma forma, o que pode ser adequado para uma organização sem fins lucrativos pode não ser adequado para as necessidades de uma empresa comercial, embora ambas executem sistemas de software de RH. Predominantemente, no entanto, as seguintes considerações serão as mais significativas para a maioria das empresas, instituições de caridade e outras organizações profissionais.

• Quais módulos estão incluídos no sistema de RH? Alguns softwares de soluções de RH fornecem todos os módulos que as organizações podem precisar em um único pacote. Outros são mais modulares e permitem que os usuários escolham. Por exemplo, as empresas que desejam um sistema de autoatendimento de RH e um banco de dados de funcionários, mas que terceirizam sua função de folha de pagamento, podem querer um sistema modular de software de gerenciamento de RH em vez de uma solução completa.

• O software de RH é gratuito? Alguns sistemas de RH gratuitos trabalharão apenas com um número limitado de funcionários ou só permitirão que os usuários operem determinados módulos antes que um pagamento precise ser feito. Vale a pena conferir se um sistema de RH gratuito funcionará apenas por um período de teste e quais funções não estarão disponíveis se uma plataforma de RH freemium for selecionada.

• O software em nuvem de RH oferece benefícios adicionais? Atualmente, muitas organizações usam soluções de softwares baseadas em nuvem porque isso significa não ter que usar seus próprios servidores. Certamente, há uma grande flexibilidade para empresas que adotam o software de RH online. No entanto, isso não se aplica a todas as organizações porque os servidores de terceiros necessariamente manterão alguns dados privados. Para organizações com funcionários em alguns países fora do Brasil, isso pode causar um possível problema regulatório se o armazenamento de dados privados fora de sua jurisdição for uma consequência da escolha de um sistema baseado em nuvem.

• Como é cobrado o sistema de RH? Alguns softwares de RH podem ser adquiridos de forma simples. Outros sistemas de softwares de gerenciamento de RH são fornecidos sob licença, de modo que apenas um número limitado de usuários possa acessar o sistema simultaneamente. Isso pode ser adequado para organizações com departamentos de RH pequenos, mas não necessariamente se presta a uma empresa que deseja operar uma função de RH de autoatendimento entre todos os funcionários. Novamente, algumas soluções de sistemas de RH são cobrados de forma modular, de modo que as organizações que escolherem esse tipo, pagarão apenas pelos elementos do sistema que realmente desejam utilizar.

Quais as tendências relevantes dos sistemas de RH?

Como todo software desenvolvido para uso comercial, existem tendências identificáveis, associadas às plataformas de RH. As últimas tendências em softwares de RH incluem:

• Mais machine learning: A inteligência artificial (IA) agora está sendo implantada em vários aplicativos de softwares, e os sistemas de softwares de RH não são exceção. Uma área em que a IA está sendo usada no momento é a previsão. Por exemplo, usar registros anteriores para estabelecer como serão as estatísticas futuras de tempo e presença e até mesmo, em alguns casos, escalonar automaticamente os padrões de turnos.

• Softwares de RH online para PMEs: Embora as organizações maiores geralmente adotem uma solução completa de softwares de RH para atender a todas as suas necessidades, às vezes isso pode ser demais para empresas menores. É por isso que muitos desenvolvedores agora oferecem softwares de RH online que podem ser acessado de forma modular, apenas quando necessário. O armazenamento em nuvem significa que os dados estão disponíveis 24 horas por dia, 7 dias por semana, e as PMEs não precisam pagar por seus próprios servidores ou pela infraestrutura de segurança cibernética, porque tudo isso é cuidado pelo fornecedor do software.

• Maior facilidade de uso: Com o advento das plataformas de softwares de RH de autoatendimento, os usuários em geral estão usando cada vez mais esses tipos de pacotes. Em outras palavras, o software de RH não é mais domínio apenas dos profissionais de RH. Consequentemente, o design intuitivo, operações guiadas pelo usuário e até chatbots que ajudam a resolver problemas comuns, agora estão muito em voga entre os desenvolvedores de softwares.

Fontes

Os recursos destacados foram identificados com base em sua relevância e no percentual de produtos no diretório Capterra que os oferecem. As seguintes fontes foram usadas para este documento:

1. 5 principais benefícios de um sistema de RH integrado - (artigo em inglês) - (Data de acesso: quinta-feira, 1º de julho de 2021)

2. 10 Benefícios de um Software de Recrutamento - (artigo em inglês) - (Data de acesso: quinta-feira, 1º de julho de 2021)

3. Tudo o que você precisa saber sobre bancos de dados de RH - (artigo em inglês) - (Data de acesso: quinta-feira, 1º de julho de 2021)

4. Os benefícios de usar o software de tempo e assiduidade - (artigo em inglês) - (Data de acesso: quinta-feira, 1º de julho de 2021)

5. 10 recursos que todo Portal de Autoatendimento para Funcionários deve ter! - (artigo em inglês) - (Data de acesso: sexta-feira, 2 de julho de 2021)

6. O que é a avaliação 360º? - (artigo em inglês) - (Data de acesso: sexta-feira, 2 de julho de 2021)

7. 6 tendências de tecnologia de RH para antecipar em 2021 - (artigo em inglês) - (Data de acesso: sexta-feira, 2 de julho de 2021)