Especialista em RH explica como faria sua equipe adotar a volta ao trabalho presencial

Como fazer com que os funcionários queiram ir ao escritório? Especialista em RH compartilha três insights sobre como criar um plano de volta ao trabalho presencial (return to office ou RTO, na sigla em inglês) que seja realmente popular entre os trabalhadores. 

Colaborador: Dan Schawbel

Os gerentes e líderes de recursos humanos (RH) estão inquietos com a questão do retorno ao escritório à medida que as empresas tentam ansiosamente aumentar a colaboração presencial. Uma abordagem rígida que exija a presença obrigatória pode parecer mais fácil, mas geralmente é prejudicial para o moral e a retenção dos funcionários.

O especialista em RH e autor de best-sellers Dan Schawbel [1] sabe que há melhores maneiras de atrair funcionários hesitantes de volta ao escritório.

Neste artigo, resumimos alguns dos insights de Schawbel a partir de uma série de entrevistas como a que está abaixo, juntamente com os resultados de uma pesquisa do Capterra com 2.716 funcionários de todo o mundo*, para mostrar os softwares de recursos humanos e as estratégias focadas no engajamento que podem fazer a diferença. 

Dica 1: As políticas de retorno ao escritório devem facilitar –e não eliminar– um modelo híbrido, portanto, haja com estratégia na sua planificação

“Acho que todos nós vamos trabalhar de forma híbrida no longo prazo”, comenta Schawbel. “É o melhor dos dois mundos para as pessoas que entendem o valor do escritório, mas não querem perder a independência e a flexibilidade de trabalhar remotamente.”

Em vez de exigir dias da semana ou horários fixos para o comparecimento ao escritório, você pode definir diretrizes mais flexíveis sobre o período em que os funcionários podem estar no local de trabalho para evitar congestionamentos ou transporte público lotado.

A pesquisa do Capterra mostra que isso pode ser realmente mais eficiente do que vantagens mais caras e complexas destinadas a atrair os funcionários de volta ao escritório.

De fato, um horário de trabalho flexível foi um dos benefícios mais populares entre os entrevistados da pesquisa do Capterra. Ele superou outras opções, como reembolso de transporte e creche no local de trabalho (escolhidas por 64% e 27% dos entrevistados, respectivamente).

A flexibilidade não é boa apenas para os funcionários. Um estudo do Gartner revelou que 89% dos gerentes relatam que oferecer opções de trabalho flexíveis ajuda a controlar o atrito no trabalho. [2]

Mas não pense na flexibilidade como uma solução milagrosa. A coordenação é fundamental para garantir que os colegas estejam realmente se encontrando pessoalmente.

“As pessoas não querem trabalhar remotamente quando todos os seus colegas de equipe estão no escritório, portanto, a planificação e o gerenciamento são muito importantes", diz Schawbel.

O software de escala de trabalho pode ajudar com isso. Esses sistemas incluem um recurso de gerenciamento de calendário que pode centralizar as agendas de todos membros da equipe e torná-las visíveis para os demais. 

Isso facilita a configuração de calendários compartilhados da equipe, mostrando quando os trabalhadores normalmente esperam estar no escritório, para que os colegas possam se planejar com base nisso e agendar as reuniões presenciais.

Na verdade, o gerenciamento de calendários tem uma demanda tão alta que 78% dos usuários de sistemas para escala de trabalho o identificaram como importante com base nas avaliações dadas por usuários de software verificados no Capterra**. 

Dica 2: O ambiente do seu escritório deve valer a pena o deslocamento para o trabalho –priorize a experiência do funcionário

“Estamos em um ambiente de trabalho muito desmotivado no momento”, defende Schawbel. Esse parece ser o caso, de acordo com um estudo da Gartner que constatou que apenas 31% dos funcionários relatam estar engajados, entusiasmados e energizados com seu trabalho –apesar dos investimentos crescentes em iniciativas de experiência do funcionário. [3] 

Embora esse seja um desafio complexo e sem solução fácil, Schawbel diz que a ida ao escritório está diretamente ligada à melhoria do engajamento. Quando os funcionários estão frente a frente, é mais fácil criar o tipo de relacionamento significativo com os colegas de trabalho que faz do local de trabalho um lugar que eles querem frequentar.

“Se você tem ótimas conexões no escritório, é mais provável que vá trabalhar ali e que permaneça na empresa”, diz ele. “Se não tiver, é mais provável que você saia, mesmo que lhe ofereçam um salário extra para ficar.”

A pesquisa do Capterra corrobora a noção de que as pessoas se sentem tão pressionadas pela forma como o retorno ao escritório é tratado que isso pode até levá-las a considerar um corte salarial.

Se o seu objetivo é fazer com que a força de trabalho ache que vale a pena se deslocar de um lugar para outro, Schawbel diz que “criar um senso de comunidade” ajudará muito.

Algumas ideias para criar esse sentimento no escritório incluem:

• Promova reuniões mensais do grupo de recursos de funcionários no escritório: os grupos de recursos de funcionários (ERGs, na sigla em inglês) são ótimos para promover a inclusão e podem conectar colegas de diferentes departamentos em um nível mais pessoal. O uso de software de calendário ajuda os trabalhadores a conciliar a agenda e encontrar oportunidades para se reunir presencialmente.  
• Incentive os gerentes a realizar periodicamente sessões presenciais de whiteboard para discutir oportunidades de melhoria em suas equipes: essas sessões devem ser encerradas com sugestões práticas para responder ao feedback, uma vez que as pesquisas mostram que a capacidade de resposta pode melhorar o envolvimento dos funcionários em até 66%. [4] Você também pode investir nessa estratégia em um ambiente híbrido usando um sistema de interação entre funcionários para enviar automaticamente “pesquisas de pulso” dos funcionários sempre que desejar.
• Organize reuniões trimestrais que sempre incluam o reconhecimento dos funcionários: Schawbel diz que é importante que as pessoas se sintam "elogiadas e apoiadas" para não perderem o foco. Você pode usar essas reuniões para compartilhar o progresso das prioridades de missão crítica e terminar com prêmios que reflitam os valores da empresa. O software de reconhecimento de funcionários pode automatizar o processo de coleta de indicações para prêmios e pode até gerar relatórios mostrando quem está dando e recebendo reconhecimento regularmente.

Dica 3: As configurações de trabalho em casa raramente são ideais –veja como a tecnologia do seu escritório pode desbancá-las

 “Aproveite a tecnologia dentro do escritório como parte da proposta de valor para trazer as pessoas de volta”, diz Schawbel. “Quanto mais as empresas perceberem que as pessoas querem usar uma versão mais avançada da tecnologia que têm em casa, mais elas conseguirão fazer com que as pessoas se animem a estar no escritório.”

Em muitos casos, essa não será uma barreira muito alta a ser ultrapassada. E uma pesquisa do Capterra* mostra que cerca de dois em cada cinco funcionários que trabalham home office pelo menos parte do tempo dizem que seu espaço em casa não atende totalmente às suas necessidades e preferências.

Embora esses funcionários possam estar satisfeitos com a atualização dos itens básicos de tecnologia do escritório, como software de videoconferência com microfones e câmeras sofisticados, Schawbel incentiva os líderes empresariais a irem mais além.

“Existe alguma tecnologia que você não poderia ter em casa?”, pergunta ele, observando que os sistemas de realidade aumentada (AR) e realidade virtual (VR), em particular, poderiam ser um grande atrativo, já que você precisaria se deslocar para ter acesso a hardware como fones de ouvido específicos.

Não é tão difícil quanto se imagina criar um caso de negócios para essa tecnologia. Vários dos principais sistemas de gestão de aprendizagem (LMS, na sigla em inglês) já oferecem integrações com plataformas de AR e VR, possibilitando adicionar elementos interativos aos materiais de treinamento que você já utiliza.

Por exemplo, a H&R Block usa a realidade virtual para integrar os funcionários do call center. Eles colocam os novos agentes em uma chamada simulada com um avatar virtual para que possam praticar empatia e escuta ativa antes que eles precisem usar essas habilidades com clientes reais. Os resultados falam por si: esse programa de treinamento ajudou a reduzir pela metade os clientes insatisfeitos e 70% dos funcionários da empresa disseram que preferiam o treinamento em VR aos métodos tradicionais. [5]

Conseguir a adesão para a volta ao escritório depende de um plano que funcione tanto para as empresas quanto para os funcionários

Dos 20% dos trabalhadores de nossa pesquisa que são obrigados a trabalhar mais dias no local de trabalho da empresa agora do que há um ano, a maioria (57%) tem uma opinião negativa sobre isso. Não precisa ser assim.

Leve em consideração os insights do Schawbel e nossas recomendações tecnológicas quando sua empresa reavaliar ou criar uma política de retorno ao escritório:

• Adote um modelo híbrido com agendamento flexível e habilitado por software;
• Priorize a experiência do funcionário com a ajuda de sistemas de interação e de reconhecimento de funcionários;
• Considere investir em tecnologia inovadora, como VR e AR, para aprimorar os materiais de treinamento no local do seu sistema de gestão de aprendizagem.

Seu próximo passo é trabalhar com os líderes da sua empresa para alinhar quais desses insights serão aplicados e quando. Prepare-se para o sucesso, considerando antecipadamente se precisará de algum orçamento ou treinamento extra para algumas das estratégias de maior esforço.

Quando tudo estiver pronto para implementar as novas diretrizes de retorno ao escritório, certifique-se de documentá-las e comunicá-las a toda a organização para que as expectativas fiquem claras.