Um plano de gestão de crise contra uma pandemia deve priorizar a segurança do trabalhador e minimizar os transtornos no negócio.
No início do ano, todas as empresas fizeram planos ambiciosos para 2020. Dois meses depois, o novo coronavírus está mudando todos eles.
Com essa doença altamente contagiosa se espalhando e sem nenhuma previsão do fim definitivo da pandemia, os departamentos de RH de todo o mundo têm a complicada tarefa de equilibrar as preocupações de segurança dos trabalhadores com a continuidade dos negócios. E é preciso agir rapidamente, já que não dá para esperar que uma crise se desenvolva para começar a reagir.
Sem dúvida, há muito o que fazer, mas é preciso manter a calma. Para garantir que você esteja preparado caso a COVID-19 atinja seus negócios, nós do Capterra preparamos 10 perguntas —adaptadas de um guia da consultoria Gartner (em inglês) sobre o assunto— que você deve responder para desenvolver seu plano de gestão de crise contra o novo coronavírus, em que o RH tem um papel fundamental.
10 perguntas para montar um plano de gestão de crise contra a pandemia
1. Minha empresa pode operar com 25% ou mais de absenteísmo?
A COVID-19 representa gastos para as empresas por dois motivos. Primeiro, os sintomas podem levar de dois a 14 dias para aparecerem após o contágio, abrindo a porta para os trabalhadores espalharem a doença dentro da empresa de maneira rápida, mas sem saber.
Segundo, o tempo de recuperação pode variar de duas a seis semanas, dependendo da gravidade da situação do paciente, de acordo com a Organização Mundial de Saúde (OMS).
Em outras palavras, as empresas devem se planejar para operar com menos de 100% da força de trabalho por algum tempo. Se você ainda não o fez, comece a identificar as funções e as equipes críticas que você precisa para manter o negócio funcionando caso uma grande parte dos funcionários não puder trabalhar. Aplique uma taxa de absenteísmo de, pelo menos, 25% no planejamento da capacidade e no estabelecimento de metas.
2. Se a doença causar alto absenteísmo, os funcionários estão treinados para várias atividades e podem assumir outras responsabilidades?
Você tem representantes de vendas que podem trabalhar no serviço de atendimento ao cliente? Os desenvolvedores de front-end são capazes de realizar tarefas de back-end para manter seu site funcionando? Depois de identificar as funções críticas do negócio, verifique se você possui talentos com diversas habilidades para dar o suporte necessário a elas.
Caso contrário, considere a contratação de força de trabalho contingencial ou o desenvolvimento dos recursos internos, usando sistemas de gestão de conhecimento e programas de mentoria para promover o aprendizado e o aprimoramento rápidos.
3. Meus funcionários podem trabalhar remotamente?
Mesmo as empresas veementemente contra o trabalho remoto estão sendo forçadas a considerá-lo como alternativa nesse momento. Manter os funcionários em casa é uma das melhores maneiras de impedir a disseminação da COVID-19 em sua empresa.
Segundo a Gartner, é preciso analisar as posições dentro da sua organização e separá-las em três grupos :
- Quem não pode trabalhar remotamente (ex.: caixas, trabalhadores de linha de montagem).
- Quem pode trabalhar remotamente a um custo alto (ex.: equipes de vendas).
- Quem pode trabalhar remotamente com facilidade (ex.: trabalhadores do conhecimento).
Você pode usar essa análise para definir sua política sobre quem trabalhará em casa e quando. Sua política também pode incluir funcionários em risco, como idosos e pessoas com condições médicas crônicas, para evitar os piores cenários de infecção.
4. Que infraestrutura é necessária para uma força de trabalho remota?
De acordo com uma pesquisa feita pela Gartner (conteúdo em inglês), 54% dos líderes de RH dizem que a tecnologia e a infraestrutura precárias são as maiores barreiras para o trabalho remoto eficaz. Dependendo do tipo de atividade que está sendo executada, sua força de trabalho remota pode precisar de alguns ou de todos os itens a seguir:
- Celular, laptop e fone de ouvido.
- Acesso à internet.
- Programas VPN (para proteger a rede).
- Ferramentas de gestão de tempo (para calcular as horas trabalhadas).
- Software de conferências na web (para realizar reuniões virtuais).
- Ferramentas de colaboração (para trabalhar em equipe).
Você também precisa atualizar suas políticas de tecnologia e TI para contabilizar aluguel de equipamentos para trabalho remoto, questões de segurança e suporte técnico.
5. A empresa deverá monitorar ou restringir as viagens para regiões de alto risco?
De modo geral, as empresas têm três opções quando se trata de restringir viagens de negócios:
- Proibir viagens não essenciais.
- Proibir viagens para regiões de alto risco.
- Proibir todas as viagens.
Sites que fazem um rastreamento contínuo dos casos do novo coronavírus, como este da Universidade Johns Hopkins, e informações sobre restrições sobre limitações de viagens feitas pelo Ministério da Saúde podem ajudá-lo a tomar a melhor decisão.
Qualquer que seja sua resolução, notifique imediatamente os funcionários sobre a nova política e peça a eles para tentarem cancelar o máximo possível das reservas de voos e hotéis já realizadas.
6. Quais procedimentos internos a empresa tem para descontaminar o local de trabalho?
Segundo a OMS, o novo coronavírus pode sobreviver sobre diferentes superfícies por vários dias, dependendo do material em que está e da temperatura do ambiente. Além de contratar um serviço de limpeza profissional para descontaminar regularmente seu local de trabalho enquanto o vírus está ativo, você deve garantir que todos estejam seguindo os procedimentos adequados, como estes do Centro de Controle e Prevenção de Doenças (em inglês) dos Estados Unidos:
- Usar água com detergente ou sabão antes da desinfecção.
- Usar soluções diluídas de alvejante doméstico, soluções com pelo menos 70% de álcool ou desinfetantes domésticos reconhecidos pelos órgãos de saúde.
- Usar luvas e aventais descartáveis para todas as tarefas do processo de limpeza, incluindo o manuseio de lixo.
- Remover as luvas após limpar uma sala e limpar as mãos imediatamente usando água e sabão.
7. Quais garantias precisamos fornecer aos funcionários para que eles se sintam seguros no local de trabalho?
Esta é uma questão complicada. Funcionários pouco cuidadosos podem causar danos, enquanto funcionários excessivamente cautelosos podem alimentar ansiedade e pânico.
Além de implantar uma política de trabalho remoto para acomodar trabalhadores onde for possível, os seguintes passos podem aliviar o medo das pessoas no local de trabalho:
- Publique informações básicas sobre o novo coronavírus, incluindo como ele é transmitido e quais são os sintomas da COVID-19.
- Disponibilize em vários pontos do local de trabalho toalhas desinfetantes e álcool em gel para as mãos que contenham pelo menos 60% de álcool.
- Coloque cartazes e avisos sobre a técnica adequada para lavar as mãos.
- Informe os funcionários sobre precauções desnecessárias (por exemplo, máscaras não devem ser usadas se você não estiver doente) e como evitar o contato desnecessário entre pessoas (por exemplo, não cumprimentar com aperto de mãos).
- Atualize as políticas de licença médica para incluir os casos de infecção com COVID-19 e lembre os trabalhadores de usar os dias de licença assim que sentirem os sintomas.
Toda a comunicação deve ter em mente apenas uma preocupação: a saúde e o bem-estar dos seus trabalhadores.
8. Como os funcionários em viagem a trabalho voltarão para casa, principalmente se estiverem doentes?
A recente proibição de 30 dias da entrada nos EUA de viajantes da Europa e a decisão de países da União Europeia de fechar as fronteiras externas do bloco durante 30 dias ressaltam a necessidade de as empresas terem um plano de ação para o caso de trabalhadores ficarem presos no exterior. O Brasil já está estudando tomar medidas semelhantes, portanto, antes que o impensável aconteça, disponibilize uma série de informações que possam ser enviadas por e-mail ou publicadas na intranet da empresa.
As informações devem incluir o número de telefone e o endereço de e-mail de alguém na empresa com quem os funcionários possam entrar em contato para obter ajuda nesses casos, além de uma lista de organizações locais e órgãos oficiais que devem ser consultados, como a Organização Mundial de Saúde (OMS) e o Ministério da Saúde.
Os funcionários também devem ser informados sobre as opções que têm caso permaneçam no exterior por mais tempo do que o esperado. A solução deve ser discutida entre trabalhador e gerente.
Quanto à volta para casa, se o trabalhador não obteve um resultado positivo para a COVID-19, explore as opções para remarcar a viagem. Caso contrário, se o teste para COVID-19 der positivo, siga os procedimentos recomendados pelo governo local.
9. Quais são os procedimentos em caso de confirmação ou suspeita de contágio?
A ambiguidade é o inimigo número um em qualquer situação de emergência. Por isso, você deve reunir uma lista de instruções específicas, passo a passo, para os trabalhadores seguirem se forem diagnosticados com a doença ou temem ter estado em contato com alguém que tenha a COVID-19.
As instruções devem incluir:
- Entrar em contato com os gerentes para relatar onde esteve recentemente no local de trabalho.
- Consultar as recomendações da companhia de plano de saúde da sua empresa.
- Quarentena domiciliar até os sintomas desaparecerem.
Seu sistema de recursos humanos pode atuar como uma ferramenta de gerenciamento improvisada para monitorar a situação dos casos de COVID-19 em sua equipe ao longo do tempo. Você e seus gerentes podem registrar os detalhes à medida que eles aparecerem.
10. Necessito uma equipe de gestão de crises treinada e com delegados?
Uma equipe de gestão de crise composta por líderes e funcionários de diferentes departamentos pode ajudar seu departamento de RH a distribuir mais rapidamente as informações, a garantir uma administração consistente do seu plano contra o coronavírus e a fornecer ajuda em caso de emergência.
Além de poder responder a dúvidas e instruir os funcionários sobre os procedimentos corretos, essa equipe pode ser valiosa na pesquisa das recomendações mais recentes das organizações de saúde e no fornecimento de informações para a atualização do plano de ação, se as condições piorarem.
Fique ligado para obter mais informações relacionadas ao coronavírus
Como mencionado anteriormente, não há uma ideia clara de quando terminará a pandemia do novo coronavírus. As empresas precisam manter-se informadas enquanto a situação se desenvolve e estar prontas para agir rapidamente.
Confira essa página do Ministério da Saúde criada especialmente para informar sobre o novo coronavírus para obter mais informações.
