*Artigo publicado originalmente em 30/01/2020
Disponibilizamos um modelo de planilha de custos para ajudar pequenas e médias empresas (PMEs) que buscam gerir melhor seus projetos, mas ainda não estão prontas para investir em ferramentas de gestão de projetos.
Neste artigo
Quantos funcionários são necessários para entregar o projeto no prazo? O orçamento está sob controle? Quais são os custos não planejados do meu projeto? Para conseguir responder a estas e outras perguntas e determinar quais são as melhores ações, o planejamento de custos e recursos é essencial.
Para ajudar você e sua empresa nessa tarefa, o Capterra criou um modelo de planilha de custos grátis. Faça download dela no link abaixo.
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Como fazer planejamento de custos e recursos
Primeiro, vamos começar com uma definição do termo recurso, que, em gestão de projetos, é um meio necessário para executar uma tarefa. Trata-se de um termo genérico que pode se referir tanto a funcionários, como a recursos materiais ou financeiros. São exatamente esses recursos que precisam ser planejados da maneira mais eficiente possível para o sucesso do projeto.
Antes de fazer o planejamento de custos e recursos, é recomendável criar uma estrutura de trabalho com um gráfico de Gantt e colocar os processos individuais em uma sequência. Também é importante estimar o esforço necessário para cada processo.
Assim que o esforço for estimado, os recursos e/ou membros da equipe podem ser atribuídos aos processos individuais. Esta tarefa é melhor realizada pelo gerente de projeto em conjunto com a equipe. Depois de definir a etapa seguinte do planejamento (um milestone ou sprint, por exemplo), você deverá examinar mais de perto a carga de trabalho de cada recurso.
Algum membro da equipe foi subaproveitado ou sobrecarregado? Se sim, é preciso ajustar seu planejamento ou reconsiderar a alocação de recursos.
A palavra-chave aqui é capacidade: a disponibilidade de um recurso, levando em conta o volume de trabalho. Por exemplo, se um funcionário está programado para render além de 100% de sua capacidade, há sobrecarga. Se essa sobrecarga ocorre porque a pessoa é destinada para duas operações concorrentes ou paralelas, há um conflito de recursos.
Conflitos de recursos também podem surgir além dos limites do projeto, quando um funcionário destinado a um projeto seja requerido para outros ao mesmo tempo, por exemplo.
Outro termo frequentemente usado no contexto do planejamento de recursos é o gargalo de produção. Trata-se de um recurso disponível apenas em determinados casos devido à capacidade limitada ou a múltiplos usos.
Como preencher seu modelo de planilha de custos?
O modelo de planilha de custos do Capterra se divide em três abas e é uma ferramenta simples para fornecer uma visão geral dos custos relacionados a um projeto. Abaixo, confira o passo a passo para preencher sua planilha de custos.
Passo 1: insira as informações gerais do projeto
A primeira aba, “Dados Básicos”, é usada para inserir as informações da estrutura específica do projeto. Nela, você pode colocar os dados gerais do projeto e os tipos de custo (de pessoal interno e externo aos de material e licenças).
Em seguida, na área “Recursos”, você pode atribuir os tipos, unidades e custos apropriados aos membros do projeto, serviços e materiais.
Em “Tipos”, é possível diferenciar entre custos internos e externos, independentemente se as unidades são valores por hora (para pessoas) ou montantes fixos. Enquanto as taxas horárias são fixadas para a duração do projeto, as taxas fixas se dividem entre custos planejados e custos de alterações.
Passo 2: preencha os dados específicos do projeto
Na segunda aba, “Visão geral”, é possível inserir todos os pacotes de trabalho da sua estrutura de trabalho. Nomeie o pacote de trabalho correspondente, atribua-o ao elemento correspondente na Estrutura Analítica de Projetos (EAP) e associe o recurso correspondente.
Atenção: você pode selecionar apenas os recursos que armazenou na aba “Dados Básicos”. Depois, insira a quantidade prevista na área verde “Custos planejados” e o preço correspondente será calculado automaticamente. Se for necessário fazer modificações nos custos devido a alterações, anote a quantidade na área vermelha “Custos não planejados”. O campo “Liberar em” afeta apenas os custos não planejados.
Passo 3: visualize os custos envolvidos no projeto
A aba "Análise" permite ter uma visão geral de todos os custos envolvidos no projeto, dividido por cada estágio e os valores associados a ele. Também é possível visualizar o tipo de custo e saber qual etapa do projeto têm maior demanda no quesito financeiro.
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O uso de ferramentas de planejamento de custos e recursos
Nosso modelo de planilha de custos em Excel é indicado para pequenos projetos. À medida que o projeto cresce ou se torna mais complexo, com muitos pacotes de trabalho, é aconselhável migrar para uma ferramenta de gestão de projetos ou um softwares de planejamento.
A grande vantagem dos softwares é que eles detectam automaticamente conflitos relacionados a recursos e ajudam a resolvê-los, usando análise de dados. Além disso, tais programas geram automaticamente um gráfico de Gantt, incluindo todas as dependências.
