Toda empresa possui uma base de conhecimento individual. Essa base é mais ou menos responsável pelo sucesso empresarial. Ela pode inclusive oferecer vantagens competitivas, desde que seja gerida de forma profissional. Para que isso aconteça, é necessário um sistema em funcionamento.
É aqui que a gestão do conhecimento entra em jogo.
Neste artigo, você aprenderá o que é gestão do conhecimento: da definição às práticas mais usadas, além de como os sistemas de gestão de conhecimento podem ajudar você a implementar tais métodos.
O que é gestão do conhecimento?
Na gestão do conhecimento, o foco não está tanto no conhecimento explícito, mas sim na expertise humana e na riqueza individual da experiência dos funcionários. Esse conhecimento deve ser conectado à empresa e tornado acessível a todos.
Entretanto, a transformação desse conhecimento de implícito a explícito, expressando-o ou anotando-o, é apenas uma das tarefas da gestão do conhecimento. O conceito trata também de gerar novos conhecimentos e transferir conhecimentos externos. E, para que tudo isso seja bem-sucedido, a transferência do conhecimento deve ser gerenciada ativamente.
Assim, a gestão do conhecimento é um processo holístico que deve estar permanentemente integrado aos processos organizacionais a fim de identificar, utilizar de forma produtiva e interconectar os conhecimentos disponíveis na empresa.
O motivo pelo qual isso é importante fica claro pelo próprio fato de que a gestão profissional do conhecimento torna as empresas mais competitivas na atual economia do conhecimento.
Além disso, aumenta a produtividade, leva a criação de produtos com maior qualidade e a melhores serviços, aumentando ainda a satisfação do cliente. Ao tornar mais fácil para os funcionários encontrarem as informações que precisam, não é apenas a produtividade que pode ser aumentada de forma sustentável. Os processos corporativos também podem acabar se tornando mais eficientes.
Objetivos da gestão de conhecimento nas empresas
A gestão do conhecimento parte do pressuposto fundamental de que o conhecimento é um dos recursos mais importantes que uma empresa pode dispor. É importante não confundir gestão de informação e conhecimento, já que o segundo não pode ser adquirido ou aumentado por meio de compra e venda.
Nesse contexto, a transferência de conhecimento também desempenha um papel decisivo. Trata-se de converter o conhecimento implícito em conhecimento explícito para criar, assim, um tipo de conhecimento coletivo disponível para toda a empresa.
Ao mesmo tempo, porém, a gestão do conhecimento visa transformar o conhecimento explícito em conhecimento tácito – por exemplo, integrando-o à rotina da empresa.
Basicamente, pode-se distinguir três objetivos distintos do conhecimento:
- Objetivos normativos: constituem as diretrizes da gestão do conhecimento;
- Objetivos estratégicos: sob os quais são formuladas medidas de longo prazo;
- Objetivos operacionais: visam medidas de implementação concretas.
Com a ajuda deles, deve ser criado um conceito holístico que combina aspectos técnicos, humanos e organizacionais.
Ao tornar o acesso ao conhecimento mais rápido e acessível, o tempo de familiarização com novas áreas especializadas pode ser reduzido. Ao promover a gestão de conhecimento nas organizações, é possível aumentar a competitividade em um curto espaço de tempo.
Métodos para aplicar a gestão do conhecimento
Diversos métodos podem ser usados para aplicar a gestão do conhecimento nas organizações. O objetivo é apresentar instrumentos customizados que fortaleçam e desenvolvam de forma perceptível e eficiente o manejo corporativo do conhecimento.
A primeira pergunta sempre deve ser: em que medida o conhecimento útil está disponível na empresa?
Seja por meio de um bate-papo em equipe ou de uma apresentação para outro time, existem inúmeras maneiras de descobrir qual conhecimento está escondido e em que nível.
Um método de gestão do conhecimento baseia-se na coleta de conhecimento dentro da empresa de forma direcionada e o consequente registro desse conhecimento de forma lógica.
Isso pode ser feito, por exemplo, no contexto de apresentações ou entrevistas nas quais as informações mais importantes são apresentadas resumidamente. O ideal é que o conhecimento coletado seja armazenado em formato digital para que todos os funcionários possam acessá-lo a qualquer momento.
Outro método eficiente é a realização de mesas redondas para atualizar os funcionários sobre os desenvolvimentos mais recentes. Para garantir que nenhum conhecimento valioso seja perdido, é aconselhável manter breves atas de cada reunião.
Ainda, outro formato relevante de gestão do conhecimento consiste em trazer conhecimento de fora para dentro da empresa e depois otimizá-lo. Novos estímulos, por exemplo, na forma de vídeos, literatura técnica ou webinars, ajudam a aprimorar as próprias habilidades da equipe interna a longo prazo.
Networking via redes sociais também pode ajudar a obter dicas valiosas e sugestões úteis para a própria empresa.
O passo seguinte é criar um banco de dados de conhecimento no qual o conteúdo capturado por escrito seja estruturado de forma lógica e tornado acessível.
Isso facilita não apenas a busca por informações relevantes, mas também a transferência interna de conhecimento, por exemplo, quando novos funcionários ingressam na empresa.
As ferramentas digitais têm uma vantagem clara neste contexto porque tornam o conhecimento disponível a qualquer momento e em qualquer lugar. Na hora de escolher a solução mais adequada, é importante selecionar um sistema que possa ser usado regularmente por todos dentro da organização.
As vantagens de usar um sistema de gestão do conhecimento
Os sistemas de gestão do conhecimento permitem que as empresas armazenem e compartilhem o conhecimento que os funcionários adquiriram ao longo dos anos com base em seu trabalho e experiências profissionais.
Com esta categoria de software, os dados podem ser coletados e armazenados de maneira estruturada. Da mesma forma, as informações podem ser avaliadas com o objetivo de facilitar decisões importantes para os empreendedores. Ao mapear claramente o conhecimento relevante, é muito mais fácil para os empreendedores reconhecer oportunidades e riscos para seus produtos e serviços.
Além disso, os processos internos da empresa podem ser melhor padronizados com a ajuda de um software de gestão do conhecimento. Essa padronização é pré-requisito se uma organização deseja aplicar para alguma certificação, cumprindo requisitos normativos.
Os benefícios são óbvios: o sistema de gestão do conhecimento não apenas elimina os custos de impressão, mas o controle e a velocidade da informação também melhoram, porque as notícias passam a ser disseminadas mais rapidamente e de forma mais direcionada.
As perdas de tempo resultantes da busca por informações relevantes são reduzidas porque o conhecimento necessário pode ser encontrado em divisões. Com isso, as instruções aos funcionários também podem ser realizadas com mais eficiência, tornando as empresas mais ágeis em geral.
Ao possibilitar a discussão de ideias e sugestões de melhorias, as ferramentas de gestão do conhecimento também aumentam a capacidade de inovação da empresa. Isso é particularmente vantajoso para empresas que desejam ser capazes de reagir de forma mais dinâmica às mudanças do mercado no futuro.
