Assinatura digital: o que é e como criar uma

Publicado em 01/07/2021 por Marcela Gava e Sonia Navarrete

As assinaturas digitais já existem há algum tempo, mas têm ganhado cada vez mais espaço no mercado. Muitas empresas, incluindo as pequenas e médias (PMEs), descobriram o quão conveniente é o software de assinatura digital para diferentes situações, incluindo assinar relatórios, propostas comerciais, documentos internos e até mesmo para a gestão de compras corporativas. Neste texto, reunimos tudo sobre assinatura digital: o que é, como funciona e como criar uma. 

Assinatura digital: o que é e como funciona

A pandemia do novo coronavírus mudou para sempre a maneira como algumas empresas fazem negócios. Mesmo com o avanço do relaxamento das restrições ao distanciamento social, muitas empresas continuam operando em partes ou totalmente a distância como fizeram nos piores momentos da pandemia.

É claro que interações presenciais ainda precisarão ocorrer em determinadas situações empresariais. No entanto, se for somente por causa de uma simples assinatura, a presença física pode não ser mais necessária.

Isso porque o uso de assinaturas eletrônicas –entre elas, a assinatura digital– está muito mais difundido do que nunca, principalmente em função das mudanças que estamos vivenciando no ambiente corporativo. 

No Brasil, a assinatura eletrônica está em pauta desde 2001 com a publicação da Medida Provisória (MP) 2200-2, que instituiu a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), responsável por montar uma cadeia de entidades credenciadoras que viabilizam e comprovam a autenticidade de documentos digitais.

Com a regulamentação, órgãos públicos, judiciário e empresas do setor privado passaram a poder assinar digitalmente sem perda de validade jurídica. Claramente, isto tem sido vantajoso para muitos negócios que precisam assinar documentos ou fornecer autenticação com uma identificação digital para suas compras e pedidos. 

Além disso, como a comunicação eletrônica é instantânea, muitas PMEs e até mesmo grandes corporações estão se dando conta de que usar uma assinatura digital em vez de assinar manualmente a papelada física economiza muito tempo, recursos, viagens e esforço.

Em outras palavras, as assinaturas digitais dão um impulso na eficiência dos negócios, e poucas organizações provavelmente irão desistir de usá-las, mesmo quando o distanciamento social chegar ao fim.

Como as assinaturas digitais funcionam?

Como foi mencionado antes, as assinaturas digitais são versões eletrônicas de uma assinatura manuscrita. Vale enfatizar que são iguais não apenas em forma mas também em finalidade. No meio digital, elas servem para autenticar um signatário autorizado e certificar autoridade, garantindo que a assinatura esteja correta mesmo quando ela não é mantida como um arquivo PDF ou um documento do Word.

Na verdade, as assinaturas digitais garantem fluxos de trabalho mais eficientes para processos como registros de clientes, porque nenhum papel precisa ser impresso ou enviado por correio.

As assinaturas podem ser adicionadas a seções específicas (como um campo de assinatura ou uma linha de assinatura) em formulários ou contratos. Podem até ser automatizadas para torná-las mais simples de usar quando várias assinaturas forem necessárias, por exemplo.

Além disso, alguns softwares que fornecem serviços de assinatura digital criam logs (ou seja, um histórico de eventos) para saber quando e por quem um documento foi assinado.

Esses sistemas também podem garantir que os contratos sejam assinados corretamente, fazendo com que as assinaturas sempre apareçam nos espaços apropriados dentro dos documentos.

Ainda, métodos de verificação digital podem ser empregados para garantir que a assinatura eletrônica usada seja da pessoa autorizada, o signatário. Trata-se de uma proteção antifraude valiosa que vale a pena conhecer.

Vários sistemas de autenticação trabalham usando as tecnologias de assinatura digital modernas. Eles podem se basear em verificações por e-mail ou em autenticação de dois fatores com um código PIN enviado para um telefone celular, ou até em dados de geolocalização.

Alguns aplicativos móveis de assinatura digital usam um documento PDF que é gerado automaticamente a partir de um documento real. No arquivo digital, é possível que um usuário adicione sua assinatura digital .

Isso é excelente para equipes de trabalho externas ou quando acordos contratuais precisam ser resolvidos fora do escritório.

Hoje em dia, métodos criptográficos bastante avançados são usados para manter as assinaturas digitais privadas e longe de olhares curiosos.

Alguns desses métodos usam dispositivos Bluetooth para garantir que o signatário seja a pessoa que afirma ser ao assinar um documento, ajudando a identificá-lo mesmo que nenhuma outra parte esteja presente.

Além disso, blockchains também são amplamente utilizados para que seja possível verificar quando e como um documento é assinado, de forma que ele não possa ser alterado posteriormente de forma inadequada, por exemplo.

Mas como fazer uma assinatura online?

Existem diversos softwares de assinatura digital, de alta qualidade e em conformidade com requisitos legais e de segurança, que foram desenvolvidos como soluções para serem usados por todo o tipo de empresas que deseja usufruir de suas funcionalidades.

É claro que escolher qual software de assinatura eletrônica é o melhor para sua organização não é uma tarefa tão simples. Entretanto, o guia de compra de software de assinatura digital do Capterra detalha os principais recursos típicos dos programas dessa categoria e explica o que levar em consideração na hora de comprar um software de assinatura digital.

O Capterra possui uma longa lista de softwares de assinatura eletrônica. Tanto faz se você deseja um programa orientado para documentação legal dentro de uma determinada jurisdição, um aplicativo baseado na nuvem ou um que ofereça opções de personalização. 

É importante lembrar que nem todas as empresas precisam dos mesmos requisitos de um software de assinatura digital. Algumas precisarão apenas de alguns poucos signatários eletrônicos, enquanto outras –do setor B2C, por exemplo– podem precisar lidar com centenas de assinaturas digitais todos os dias.

Os softwares disponíveis atendem a todos os tipos de negócios com opções de preços correspondentes. Dê uma olhada naqueles programas com período de teste gratuito se você ainda não tiver certeza de como usará essa tecnologia. Assim, você pode experimentá-la antes de se comprometer a longo prazo.

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Esse artigo pode se referir a produtos, programas ou serviços ainda não disponíveis em seu país, ou pode ter restrições legais ou regulatórias. Sugerimos que você consulte o provedor de software diretamente para informações sobre disponibilidade do produto ou conformidade com as leis locais.

Sobre os(as) autores(as)

Analista de conteúdo do Capterra, cobre as tendências de tecnologia e inovação. Jornalista com mestrado em comunicação pela UAB, de Barcelona. Gosta de criar playlists aleatórias.

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Analista de conteúdo sênior no Capterra, ajuda as PMEs na escolha do melhor software. Já publicou em Raconteur e Computer Weekly. Jornalista e RP. Ama natureza, bike e cachorros.

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