Para as pequenas empresas, a gestão do estoque é um ponto crítico: trata-se de uma área que pode rapidamente sair do controle e fazer aumentar os gastos. Saber como fazer controle de estoque deve estar, portanto, entre as prioridades dos pequenos empresários.
Complicações nessa área podem resultar em aumentos no custo de transporte, depreciação de produtos, encarecimento de seguros, mais horas extras dos trabalhadores e caos no chão de fábrica.
A boa notícia é que há algumas ações que ajudam a lidar melhor com os problemas que podem surgir relacionados ao excesso de estoque.
5 dicas para um controle de estoque simples nas pequenas empresas
1. Defina os níveis de estoque
O nível de estoque se refere à quantidade mínima de produto que um negócio precisa ter em mãos em um determinado momento. Defini-lo adequadamente ajuda as empresas a aumentarem drasticamente a eficiência da sua operação logística, evitando que o negócio tenha que estar correndo atrás do prejuízo, passando de compras de produtos a mais em um mês a uma briga para restabelecer as reservas no mês seguinte.
Tais medidas definem um parâmetro de referência que automatiza a decisão de aumentar as reservas em vez de depender de adivinhações. Uma vez que o estoque cai abaixo de um certo nível definido, a empresa sabe que é hora de pedir mais produtos para regulá-lo.
Estabelecer níveis precisos requer uma análise minuciosa, o que exige um trabalho pesado de pesquisa sobre o que é ideal para cada produto.
Uma empresa que vende em média 400 unidades de um produto nos meses de março pode adotar tal nível para todos os meses. Já se os clientes encomendarem dez unidades de determinado produto por dia e a empresa receber uma remessa semanal, pode-se adotar um nível mínimo de 80 para o estoque se, por exemplo, os custos de armazenamento são baixos e o empresário sabe que algumas semanas terão mais demanda do que outras.
2. Elabore um plano de backup
Uma regra de ouro sobre a gestão de estoques de empresas é estar preparado para surpresas. É importante ter uma reserva para quando as coisas correm mal.
Os possíveis cenários são os mais diversos: o estoque pode ser todo vendido, uma grande encomenda pode ser entregue antecipadamente, a empresa pode ficar sem dinheiro temporariamente e ser incapaz de pagar pelo produto ou errar nos cálculos e ficar sem reservas.
Mais uma vez, é preciso pesquisar para prever tais situações. As probabilidades são de que os mesmos contratempos se repitam. A dica é mergulhar no histórico de pedidos, no fluxo de caixa e nas principais mudanças de estoque e identificar onde estão os principais riscos.
Os empresários devem elaborar um plano de backup para cada área e envolver os trabalhadores no processo, já que eles saberão melhor quais são os problemas mais comuns e são os que implementarão o plano de ação.
3. Foque na previsão
As empresas precisam ir além de somente apagar incêndios e serem proativas, investindo na realização de prognósticos. Trata-se de um dos pontos fracos da maioria dos gerentes de logística.
Isso envolve procurar por tendências de mercado, observar a economia em geral, integrar vendas em consignação a partir de contratos e assinaturas no plano de negócios e usar todas essas informações para projetar vendas futuras.
Ao combinar dados históricos de vendas com o previsões de desempenho futuro, é possível obter melhoras no curto e médio prazos.
4. Implemente soluções de POD (proof of delivery)
Soluções de POD (proof of delivery ou confirmação de entrega em português) são ótimas tanto para clientes como para fornecedores.
Trata-se de uma maneira excelente de introduzir novidades tecnológicas nas operações, especialmente para quem estiver relutante em fazê-lo ou tiver dúvidas sobre como ela pode ajudar.
Com um sistema do tipo, que fornece alertas em tempo real sobre onde estão os pacotes, um entregador pode tirar uma foto de uma entrega e fazer atualizações rápidas em poucos segundos, o que reduz o tempo e o dinheiro gastos na digitalização e no rastreamento de produtos, ao mesmo tempo em que aumenta a produtividade.
Comprovar que os produtos foram entregues corretamente é muito importante, já que um produto enviado para a pessoa ou empresa erradas cria dores de cabeça tanto para o fornecedor como para o cliente, resultando em atrasos e gastos extras.
5. Encontre softwares de logística
Um bom software de logística pode simplificar as operações e ajudar a identificar possíveis cortes de custos antes invisíveis. Há diversas opções de software de logística no mercado, com recursos específicos para diferentes tipos de negócios.
Alguns exemplos de funcionalidades são:
- Comparar, processar, rastrear e analisar remessas para companhias de frete, assim as empresas podem identificar as melhores tarifas de transportadoras e processar remessas com mais agilidade.
- Determinadas opções de sistemas de gestão de transportes são capazes de gerar conhecimentos de embarque marítimo (BOLs na sigla em inglês) e etiquetas para paletes, eliminando a necessidade de um software especializado.
- Há programas que consolidam os registros de clientes para que todos os detalhes estejam em um só lugar.
Para quem quiser is mais a fundo, basta conferir as quase 300 opções do diretório de softwares de logísticado Capterra e descobrir o mais adequado para cada tipo de negócio. Com a ferramenta de filtragem, é possível delimitar a pesquisa entre os recursos mais desejados e criar uma seleção própria.
