Equipe ágeis não trabalham com prazos clássicos. Uma coisa é não planejar todas as etapas do trabalho com antecedência, mas é importante ser capaz de estimar o progresso de um projeto. Quanto trabalho ainda precisa ser feito no sprint atual? A equipe está dentro do cronograma ou está trabalhando muito devagar? Quais recursos ainda são necessários para determinada tarefa e por quanto tempo? Essas são dúvidas frequentes em projetos ágeis. No mundo Agile, o gráfico de burndown se estabeleceu como uma ferramenta para responder a essas questões.
Equipes de projeto mais experientes, bem como aquelas que trabalham em muitas tarefas ao mesmo tempo, geralmente usam um software Scrum. Por outro lado, equipes menores, novas no mundo da gestão ágil de projetos, não precisam investir imediatamente em uma solução mais abrangente.
O gráfico de burndown fornece a esses times tudo o que eles precisam para experimentar a sensação de um ambiente de trabalho ágil antes de tomarem essa decisão. Com este objetivo, o Capterra criou um modelo em Excel que permitirá que sua empresa (ou equipe) use alguns dos recursos do gráfico sem se comprometer com uma transição permanente. O modelo contém informações sobre como preencher cada campo. Além disso, todas as fórmulas já estão incluídas para criar o gráfico. Você só precisará adicionar os dados.
Este artigo inclui:
- Os recursos mais importantes de projetos ágeis
- A metodologia ágil mais comum: o Scrum
- As vantagens da ferramenta Scrum mais usada: o gráfico de burndown
Scrum: o rei da gestão ágil de projetos
Scrum e Kanban são métodos ágeis muito populares atualmente. O objetivo da gestão ágil de projetos é definir uma estrutura na qual as equipes possam trabalhar da maneira mais eficaz possível. Os métodos ágeis são caracterizados pela flexibilidade e a transparência. Portanto, não se trata de desenvolver um planejamento exato com antecedência —em projetos ágeis, o objetivo do projeto geralmente é visível apenas superficialmente no início.
Em vez disso, é importante trabalhar em ciclos recorrentes para se aproximar de um resultado final que atenda aos desejos do cliente (que somente pode ser elaborado durante o andamento do projeto). Isso também mostra por que a visão geral e a transparência são tão importantes. Se o caminho não estiver 100% claro, pelo menos é importante saber onde você está e como serão as próximas etapas.
O Kanban cria a visão geral necessária com a ajuda do chamado quadro Kanban, que permite visualizar o fluxo de trabalho no projeto. Em projetos Scrum, reuniões diárias com breves ciclos de feedback fazem o mesmo papel. Além disso, o Scrum conta com o gráfico de burndown para visualização.
Visão geral do Scrum
Uso
O Scrum é um método para o trabalho ágil criado para desenvolvimento de software. É particularmente adequado para o desenvolvimento de soluções e produtos complexos e, portanto, é usado principalmente nas áreas de TI e engenharia. O Scrum funciona a partir de uma abordagem contínua e baseada na experiência para o aperfeiçoamento, com o objetivo de reduzir os tempos de entrega e minimizar o desperdício.
Pacotes de trabalho
Para atingir esses objetivos, o Scrum conta com o sistema pull (puxado) ao processar o trabalho a ser realizado. A equipe determina quais e quantos pacotes de trabalho serão executados no curto prazo. Para isso, executa tarefas de um conjunto de tarefas inacabadas de forma independente. A equipe estima o esforço relativo por pacote de trabalho, levando em consideração a complexidade e os riscos envolvidos. Esse esforço é calculado para a duração de um sprint e o resultado é a velocidade da equipe. Depois que uma equipe se estabiliza, ou seja, estima com confiabilidade e fornece velocidades médias semelhantes por sprint, essa medida é usada como referência para os sprints subsequentes.
Sprints
O Scrum usa os chamados limites de work in progress (WIP na sigla em inglês). Isso significa que apenas um determinado número de ordens de serviço pode ser executado por segmento de trabalho. O número de pacotes de trabalho nos projetos Scrum é limitado pela duração de um sprint, que geralmente varia de uma a quatro semanas.
Papéis
Em projetos Scrum, há três papéis —product owner, scrum master e equipe de desenvolvimento—, que possuem tarefas e responsabilidades específicas.
Ferramentas
As equipes Scrum podem usar modelos em Excel, programas de gestão ágil de projetos ou um software Scrum especial. A ferramenta mais adequada depende do escopo das tarefas.
Em grandes projetos Scrum, as tarefas devem ser divididas em um grande número de pontos de história para que o esforço possa ser estimado de forma realista. Isso leva a uma enorme quantidade de requisitos que são melhor gerenciados com um software mais moderno. Em projetos Scrum menores, ou como uma introdução ao mundo ágil de trabalho, as equipes de TI podem usar o modelo em Excel gratuito do Capterra.
Também é importante que quem for usar o template esteja familiarizado com a ideia de pontos de história e saiba o que um gráfico de burndown deve alcançar. Para ajudar, abordaremos abaixo esses conceitos com mais detalhes.
O gráfico de burndown: visualização mais fácil
Uma das ferramentas mais importantes nos projetos Scrum é o gráfico de burndown. Ele mostra de forma visual quanto trabalho ainda precisa ser feito no momento atual.
Para tal, a equipe de desenvolvimento indica, no início de um sprint, quais tarefas deseja concluir no respectivo sprint. Também estima quantos pontos de história valem essas tarefas. A estimativa é feita dependendo da complexidade da tarefa: 1 para “muito fácil”, 2 para “fácil”, 3 para “mais difícil”, 5 para “mais difícil ainda” e assim por diante.
Uma curiosidade é que a escala de dificuldade segue a sequência de Fibonacci (sequência infinita que começa com 0 e 1 e na qual os números seguintes são sempre a soma dos dois números anteriores). O aumento rápido da sequência de números visa garantir que a incerteza crescente seja adequadamente levada em consideração à medida que a complexidade aumenta.
A soma dos pontos de história é inserida no gráfico de burndown para o dia 0, cujo eixo X são os dias e o Y, os pontos de história restantes. Ao final de cada dia, o sistema verifica quais histórias (tarefas) foram concluídas. Os pontos de história restantes são inseridos no gráfico para o dia correspondente.
Ao conectar todos os pontos inseridos, você obterá uma curva que mostra o andamento real do projeto (em azul escuro, no gráfico abaixo). Ainda, conectando os pontos de história no dia 0 ao eixo X do último dia do sprint, você obterá a chamada linha ideal (em laranja, no gráfico abaixo). Se o andamento real estiver abaixo da linha ideal, quer dizer que a equipe concluirá as tarefas mais rapidamente do que o estimado. Por outro lado, se o andamento real ultrapassar a linha ideal, a equipe está atrasada.
Depois de entender como funciona o gráfico de burndown, é muito fácil criar e usar um. Trata-se de uma ferramenta simples, mas muito importante para a gestão ágil de projetos, permitindo que o product owner, o scrum master e a equipe de desenvolvimento acompanhem se os requisitos e prazos do projeto podem ser atendidos. Dessa forma, o gráfico de burndown também serve como um sistema de gestão de riscos e de alerta antecipado.
Problemas, gargalos e desvios entre os pontos de história estimados e a implementação real são rapidamente identificados graças a ele. As informações do gráfico também podem ser usadas na comunicação com os clientes, que muitas vezes não compreendem a ausência de prazos fixos de entrega, principalmente quando não estão acostumados com a implementação ágil de projetos. É fácil deixar a impressão de que o projeto está sendo desenvolvido sem qualquer tipo de controle.
O gráfico de burndown pode ser uma ótima ferramenta para visualizar o andamento do projeto e torná-lo palpável. A possibilidade de ver o progresso a qualquer momento mostra ao cliente que a equipe está trabalhando de maneira profissional e confiável.
Por que não experimentar?
Mudar para um processo de trabalho ágil não é pouca coisa. Nossa recomendação é que equipes pequenas que queiram experimentar o gráfico de burndown façam o download e usem nosso modelo. Para começar, o mais recomendável é escolher um projeto não muito novo e que seja relativamente fácil de executar. Assim, você pode se concentrar na diferença que a metodologia ágil trará ao projeto enquanto tem a segurança de saber que pode recorrer aos métodos antigos para concluí-lo com êxito.
Confira os outros templates para gerir projetos disponibilizados pelo Capterra:
