A gestão de documentos auxilia na liberação de espaços físicos nas empresas e aumenta a organização da informação, facilitando a tarefa de rastreamento de documentação. Neste artigo, explicamos o que é gestão de documentos.
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Contas, holerites, contratos, documentação de entregas: são inúmeros os documentos que uma empresa precisa lidar no dia a dia. E nada pior que precisar de alguma informação importante e não saber onde encontrá-la, um problema que gera desde desperdício de tempo até consequências mais sérias, como jurídicas e financeiras.
Além disso, o uso contínuo de papel e seu acúmulo se tornou um antagonista das práticas ESG no ambiente corporativo. É por isso que algumas empresas, sejam grandes ou pequenas, já adotam uma cultura paperless (ou cultura sem papel, em tradução), prática que apoia a redução ou eliminação de documentos em papel.
Uma maneira de implementar o conceito paperless é realizar a digitalização de documentos. De acordo com uma pesquisa publicada pelo Mundo RH, 74% dos líderes brasileiros de TI e negócios responsáveis pelo backoffice acreditam que a digitalização de documentos é fundamental para a maturidade digital da empresa, uma vez que é possível registrar ganhos em agilidade e eficiência operacional com essa prática. A seguir, explicamos o que é a gestão de documentos, com foco em sua aplicação eletrônica.
O que é gestão de documentos?
A gestão de documentos é o processo de criar, organizar, classificar, fazer backups e proteger os arquivos de uma empresa. No ambiente online, a mesma atividade é chamada de gerenciamento eletrônico de documentos, também conhecida pela sigla GED, e pode ser realizada com o uso de softwares de gestão de documentos.
A administração digital do acervo de uma empresa torna mais fácil o acesso, a edição e o compartilhamento de arquivos. Ainda, a organização de documentos realizada digitalmente agiliza processos e permite que diversas pessoas tenham acesso às informações, mesmo remotamente.
Além disso, com o controle de acesso feito via permissões de cada usuário é muito mais fácil bloquear informações confidenciais e evitar que qualquer dado sensível seja corrompido ou divulgado a quem não possui permissão de acesso.
Os benefícios da gestão de documentos
Muitas empresas ainda estão no processo de entender o que é gestão documental, por isso é importante destacar as vantagens da técnica, acessível a empresas de diferentes portes. A categorização permite um acesso rápido a qualquer informação, o que contribui para a produtividade de diversos setores ou departamentos, uma vez que perde-se menos tempo na busca por arquivos.
A documentação de novas informações também é facilitada, uma vez que é quase instantaneamente compartilhada com o sistema e, rapidamente, se torna acessível a todos que têm as devidas permissões.
A segurança dos dados, no contexto da Lei Geral da Proteção de Dados Pessoais (LGPD), é outro aspecto importante do GED. Com a prática, é possível traçar pontos de controle virtual, a fim de bloquear todos os usuários que não tiverem permissão para acessar uma categoria ou subnível em específico. Ainda, há a possibilidade de rastreamento dos acessos para saber quem visualizou um documento ou realizou alterações, o que pode favorecer a gestão de governança e evitar extravio de material.
Com a diminuição dos arquivos físicos, o espaço necessário para arquivar documentos também é reduzido, podendo ser utilizado para outros fins. Isso é capaz de gerar um menor uso de papel, o que contribui para o meio ambiente e para as finanças da empresa.
Como realizar a gestão de documentos
O primeiro passo para implantar uma gestão de documentos eficiente em uma empresa é avaliar o volume de documentação existente, especialmente a quantidade de material que necessita ser digitalizada e os departamentos a serem priorizados. Essa etapa pode ser realizada com o uso de scanners, impressoras ou programas dedicados a tarefas de digitalização, como softwares OCR.
Depois dessa etapa inicial, o ideal é a criação de um sistema organizacional, que inclui o planejamento de pastas, com níveis e subníveis diferentes, de modo claro e categorizado. Tudo deve ser pensado para que as informações sejam encontradas o mais rapidamente possível e para que o processo recém-criado possa ter continuidade após sua implementação.
Depois, a priorização da segurança. É importante que cada nível ou categoria organizacional tenha bloqueios e permissões específicos, permitindo apenas o acesso dos usuários a quem aquelas informações competem. Informações confidenciais ou sigilosas podem ser criptografadas, criando mais uma barreira de segurança.
Softwares GED: um aliado da organização de arquivos
Uma alta quantidade de informações circula todos os dias em empresas de diferentes portes e setores, sendo acessadas simultaneamente por diversos interessados. Por isso, para otimizar todos os processos da gestão de documentos, muitas empresas têm optado pela utilização de softwares que auxiliam nessa organização diária.
Os softwares de gestão de documentos automatizam todo o processo de GED, desde a criação até o armazenamento e a distribuição de arquivos em toda a empresa, o que reflete em um melhor aproveitamento de tempo e, consequentemente, de produtividade em todos os setores.
Os programas de gestão de documentos possibilitam soluções para diversas necessidades, desde itens de baixa especificidade e alto volume, como formulários padrão, a itens altamente específicos e de baixo volume, como correspondências individuais.
