Como fazer um plano de projeto perfeito em 5 passos

Publicado em 07/10/2019 por Andrew Conrad e Lucca Rossi

como fazer um plano de projeto

Tem dúvidas de como fazer um plano de projeto? Então este post pode te ajudar!

Iniciar um projeto sem um plano é o mesmo que viajar sem um mapa. Você pode até chegar ao local exato desejado, mas certamente vai gastar mais tempo e dinheiro.

Pesquisa do Project Management Institute (informação em inglês) mostra que quatro dos sete principais motivos de fracasso de projetos citados por gerentes de projetos poderiam ter sido resolvidos por meio de um melhor planejamento.

falhas plano de projeto

Embarcar em um projeto sem ter uma estratégia bem escrita pode levar ao desvio do escopo, estouro do orçamento e perda dos prazos.

Ao se sentar com sua equipe e montar um plano de projeto antes de começar  a implantação, você pode definir as expectativas que o guiarão para o sucesso.

Observação: Todos os passos a seguir pressupõem que você está usando uma ferramenta de gestão de projetos para ajudar na comunicação com a equipe, cronograma, orçamento e escopo. Um software do tipo também é o melhor lugar para documentar e armazenar as informações que você coletará nos passos abaixo. Se você está relutante em investir em um programa de gestão de projetos, pode fazer testes usando uma opção gratuita.

Como fazer um plano de projeto em 5 passos

Passo 1: Defina o projeto

Tanto se você está criando um aplicativo como abrindo uma nova loja, sempre comece definindo seu objetivo. Mas definir um objetivo não é simplesmente escrever “Quero abrir uma lanchonete” em um papel.

Há seis elementos principais na hora de definir um projeto:

1. Objetivos: Trata-se do que você está tentando alcançar com esse projeto, tanto externamente (lucro, participação de mercado, satisfação do cliente) quanto internamente (melhoria da infraestrutura, racionalização de processos, retenção de funcionários). As diretrizes dos objetivos devem ser SMART: acrônimo em inglês para específicos, mensuráveis, realizáveis, realistas e com prazo determinado.

2. Escopo: Independentemente do cuidado na hora de fazer o planejamento, seu projeto sofrerá alterações com as quais você precisará lidar. Em vez de tentar identificar tudo o que está dentro do escopo, pode ser mais fácil distinguir o que está definitivamente fora. Esse também é um bom momento para determinar quem será responsável por aprovar ou rejeitar alterações do escopo.

3. Critérios de sucesso: O que determinará se o seu projeto é um sucesso ou um fracasso? Faça referência aos seus objetivos nesta etapa. Alguns critérios muito usados são: projetos entregues dentro do prazo e do orçamento, produtos acabados atendendo a um certo nível de qualidade e resolução de um problema específico do negócio.

4. Entregas: Faça uma lista das entregas essenciais para o seu projeto. Alguns exemplos: um aplicativo móvel funcional para sua empresa, uma lanchonete pronta para o cliente ou um novo sistema de folha de pagamento. Seja o mais detalhado possível ao definir as entregas do seu projeto.

5. Requisitos: Esta etapa consiste em determinar tudo o que você precisa (recursos, pessoal, orçamento, tempo) para alcançar os objetivos do projeto e obter um bom resultado. Consulte os principais stakeholders (partes interessadas) para garantir que você não está esquecendo nada.

6. Cronograma: Crie uma EAP (estrutura analítica de projetos) para determinar o que precisa ser entregue e quando. Em seguida, use-a para estabelecer a linha de base do cronograma, os marcos do projeto e os prazos.

Passo 2: Identifique riscos, premissas e restrições

Identificar possíveis armadilhas e contratempos antes que eles aconteçam pode ajudar você a se salvar dos imprevistos quando eles aparecerem.

Neste passo, você deve nomear um membro da equipe como responsável pelo gerenciamento de riscos. Dependendo do tamanho do projeto, essa pessoa pode ser você, o gerente do projeto ou outro líder. O importante é que alguém seja responsável por monitorar os riscos identificados, como, por exemplo, atrasos ou estouro de orçamento. Softwares de gestão de projetos podem facilitar a gestão de riscos com uma definição precisa do projeto.

Esta etapa (e o planejamento do projeto em geral) não se resume apenas a tentar superar condições caóticas e imprevisíveis. Também é importante documentar certas premissas ou restrições à medida que você as estabelece, como os recursos disponíveis ou a fonte de financiamento do projeto.

Se o projeto precisar ser concluído durante o horário normal de trabalho (sem horas extras) ou concluído usando apenas os recursos que já estão disponíveis, é importante que sua equipe saiba disso.

Passo 3: Organize a equipe

Este passo é a base do seu plano de projeto afinal, gestão de projetos é basicamente gestão de pessoase, quanto mais completo for o trabalho executado nos passos 1 e 2, mais fácil será o passo 3.

Organizar a equipe significa identificar e documentar os seguintes pontos:

  • Cliente: Quem receberá o produto final? São internos ou externos?
  • Stakeholders: São os indivíduos ou grupos com interesses particulares na conclusão bem sucedida do projeto. A identificação dos stakeholders será usada no plano de comunicação do projeto.
  • Papéis e responsabilidades. Estabeleça a hierarquia organizacional para o projeto. Quem tem a palavra final nas decisões? Quem é responsável pela comunicação com o cliente? Quem monitora o orçamento e o cronograma dentro da ferramenta de gestão? Quem é responsável por fazer o trabalho de verdade?

Passo 4: Liste os recursos necessários

No passo 1, foram identificados alguns requisitos gerais necessários para concluir o projeto com sucesso. Já no passo anterior, ficaram definidos os recursos humanos necessários para executar e gerenciar o trabalho. Agora, é hora de focar nos recursos específicos necessários para começar a trabalhar.

Exemplos de recursos para o projeto podem ser:

  • Tecnologia (hardware, software ou dispositivos móveis)
  • Salários
  • Veículos
  • Materiais 

Faça uma lista de tudo o que for necessário, juntamente com os respectivos custos, para poder informar sobre o orçamento e o gerenciamento de recursos. Não se preocupe com os cálculos. Desde que seus números sejam precisos, seu software de gestão de projetos fará o trabalho pesado.

Passo 5: Estabeleça um plano de comunicação

Agora você já tem um projeto claramente definido com cronograma, orçamento, recursos e equipe. Hora de começar a trabalhar, certo? Errado. Você ainda não tem um plano de comunicação.

Ainda segundo a PMI,  falhas de comunicação são uma das principais causas de fracasso de um projeto. Se você pensa que pode contar sempre com a boa comunicação de sua equipe, sua suposição pode prejudicar todo o projeto.

Isso acontece porque muitos fatores do projeto –cumprimento de prazos e manutenção do orçamento, por exemplo– dependem dos membros da equipe se comunicarem entre si, com os stakeholders e com os clientes.

Um bom plano de comunicação deve incluir:

  • Objetivos: Qual é o objetivo de uma determinada mensagem? Você está querendo saber se uma equipe específica tem recursos suficientes ou lembrando ao líder da equipe que um prazo importante está chegando em breve? Saiba bem o que você quer alcançar e deixe que isso guie sua mensagem antes de pressionar o botão ‘Enviar’.
  • Público-alvo: Quem deve ser incluído nas comunicações? O presidente da empresa, por exemplo, não precisa saber das atualizações rotineiras de cada etapa, mas deve ser consultado se o projeto estiver excedendo o orçamento.
  • Conteúdo essencial: Quando você se comunica com sua equipe, quais informações devem ser incluídas em cada mensagem? Pode ser necessário enviar aos stakeholders uma atualização semanal do estado do projeto, incluindo o progresso em relação às próximas etapas, lembretes de prazos importantes e de como vai o orçamento. Documente todas essas informações no seu plano de comunicação.
  • Método e frequência: Como serão entregues as comunicações de rotina da equipe e com qual frequência? Semanalmente, na sexta-feira de manhã, ou quinzenalmente, às  segundas-feiras? Por e-mail ou usando uma ferramenta de colaboração? Defina essas informações no início do projeto e siga consistente com elas.

Aprenda e melhore cada vez mais

Se você notou que seus projetos costumam ficar fora de controle, extrapolar o orçamento, perder prazos ou que eles falham na qualidade da entrega do produto final, é bem provável que um mal planejamento tenha pelo menos parte da culpa.

Fazer uma definição clara do projeto, identificar os riscos, montar a equipe, reunir os recursos e elaborar um plano de comunicação fará uma enorme diferença.

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