O uso de um sistema para hotel ajuda empresas do setor a gerenciar a ocupação de quartos, a agenda de limpeza e as ações de marketing da propriedade. Este artigo lista seis softwares de gestão hoteleira que podem ser considerados nos planos de digitalização e automação da sua empresa.
Neste artigo
Uma extensão continental, seis tipos de biomas e uma cultura vasta e diversa influenciada por diferentes povos: o Brasil tem destinos turísticos para todos os gostos.
O brasileiro, até mais afeito a viagens ao exterior, parece estar disposto a conhecer destinos nacionais. E não só ele: nota-se também o interesse de estrangeiros em conhecer o país, já que recentemente há registros do aumento da emissão de vistos a pessoas do exterior. Além disso, de janeiro a julho de 2022, turistas de fora do Brasil gastaram cerca de 2,7 bilhões de dólares por aqui.
O boom no turismo significa mais hóspedes circulando pelos corredores de alojamentos – e isso também significa lidar com muitas reservas, cancelamentos, alterações, além de todas as tarefas operacionais e gerenciais do hotel. O uso de um sistema de hotelaria pode ajudar a automatizar muitas dessas atividades.
Alguns negócios do setor de turismo já se deram conta da importância do uso da tecnologia. De acordo com uma pesquisa divulgada pela Fundação Getúlio Vargas (FGV), 85% das empresas brasileiras que atuam no turismo já digitalizaram suas operações. A principal consequência da digitalização foi que as empresas passaram a comercializar seus produtos pela internet.
No entanto, muitas outras tarefas da gestão de hotéis, resorts ou pousadas podem ser automatizadas com o uso de sistema hoteleiro. Neste artigo, o Capterra selecionou seis opções de software de gestão hoteleira populares no mercado. A metodologia usada para escolher as ferramentas listadas pode ser encontrada no final do artigo –veja no vídeo abaixo uma prévia da nossa seleção.
5 opções populares de sistema para hotel (Fonte)
Quais são as funcionalidades de um sistema para hotel?
O sistema para hotel é capaz de auxiliar na automatização do marketing, das reservas, da gestão de governança e dos faturamentos referentes às hospedagens. Suas funcionalidades podem ser divididas entre aquelas visíveis ao público (linha de frente) e aquelas de bastidores.
- Recursos de linha de frente: algumas funcionalidades de contato direto com hóspedes incluem motor de reserva, check-in/check-out online e controle de internet para cada reserva.
- Recursos de bastidores: os sistemas para hotel podem fornecer dados sobre o faturamento e o balanço de caixa, ferramentas de gerenciamento para manutenção e limpeza, além de informações sobre ocupação de quartos e alteração de reservas.
Outro recursos dos sistemas de gestão hoteleira é o armazenamento de dados em nuvem. Isso possibilita que as informações de reserva e os dados dos hóspedes sejam totalmente digitalizados, sem ocupar espaços físicos no hotel. Dessa forma, é possível manter um gerenciamento mais sustentável, com menos uso de papel, e ainda aproveitar melhor o tempo dos profissionais, uma vez que não necessitam preencher e localizar arquivos.
1.
O Bitz Hotel é um sistema de hotelaria que oferece um mapa de ocupação no qual é possível gerenciar todos os quartos da propriedade e integrar as informações com outros serviços, como limpeza e manutenção.
As reservas podem ser feitas de maneira individual ou em grupo, sendo que a ferramenta é capaz de realizar automaticamente a impressão da Ficha Nacional de Registro de Hóspedes (FNRH). O software permite ainda que o hóspede possa fazer o pagamento antecipado da hospedagem, atualizar seus dados e realizar check-in e check-out online –este último também pode ser feito através do WhatsApp, com a finalização da conta ocorrendo quando o cliente deixar a chave na recepção.
Em relação à governança, o funcionário do estabelecimento pode ter acesso a uma lista de atividades predeterminadas que devem ser seguidas, também é possível fazer o agendamento de manutenções preventivas em quartos.
O Bitz Hotel possibilita controlar as entradas e saídas financeiras pela plataforma, além de incluir entre seus recursos a gestão de estoque e o controle da rotina de compras. Uma das integrações oferecidas é com o restaurante, permitindo controle sobre as comandas, verificação do status de pedidos e o acesso a cardápio e pedidos online para os hóspedes.
2.
O Cloudbeds oferece um dashboard em que o usuário pode visualizar dados em tempo real de chegadas, saídas e reservas do dia, além de ter acesso à porcentagem de ocupação do hotel nos 14 dias seguintes. Também permite fazer o upgrade de hóspedes, ajustar tarifas e gerenciar ofertas.
Este sistema de gestão hoteleira oferece um módulo, que pode ser adquirido a parte, com recursos de governança que permitem verificar a condição do quarto (limpo ou sujo) e seu status (vago ou ocupado), designar um funcionário para arrumá-lo e gerar uma lista de todos os quartos e seus status. O Cloudbeds oferece ainda a opção de impressão dessa lista para que seja entregue para a pessoa responsável pelas rondas de limpeza.
Essas informações foram obtidas de avaliações de usuários verificados do Cloudbeds
Com o sistema de reservas do Cloudbeds, o usuário pode criar planos tarifários que se atualizam de acordo com a opção incluída pelo hóspede na compra, como café da manhã ou desconto por longa estadia. Há ainda a possibilidade de integração com processadores de pagamento e a oportunidade de criar comunicações customizáveis para suporte, atendimento, confirmação de reserva e políticas.
O sistema também inclui uma ferramenta de gestão de receitas e pagamentos, além de contar com recursos de marketing digital, com entradas em múltiplos canais online que possuem integração com a plataforma.
3. Desbravador
O Desbravador é um sistema hoteleiro que está dividido em módulos de acordo com o porte da empresa ou então o tipo de serviço desejado. Na questão de reserva, esta ferramenta possibilita uma visão geral da disponibilidade e ocupação das unidades habitacionais (UH), além de permitir controlar as mudanças de tarifa de acordo com as configurações do usuário.
Os recursos de governança são oferecidos no módulo Camareira Eletrônica, que inclui a gestão dos serviços de limpeza e de manutenção dos quartos. Como a informação é gerada em tempo real, é possível saber se a UH está liberada para o check-in. O sistema também registra o tempo de início e fim do serviço, permitindo acompanhar quanto tempo o funcionário demora na tarefa.
Outras funcionalidades do Desbravador incluem a integração com canais de vendas online, permitindo tanto o envio de disponibilidade e tarifas como o recebimento automático de reservas, além de gestão de finanças, controle de estoque e emissão de documento fiscal.
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4.
O Hospedin é um sistema para hotel que traz, na sua tela inicial, informações sobre a disponibilidade dos quartos com divisão por cores que permite identificar se a UH está disponível, ocupada, em limpeza, bloqueada ou vencida. O usuário consegue acessar informações mais completas de estadia clicando em cada quarto.
Esta ferramenta também divide os recursos em módulos. No de governança, o usuário tem acesso à situação de UH, aos lançamentos do frigobar, liberação do check-out e indicador de produtividade do funcionário responsável pela limpeza. Também há módulos para finanças, reservas e integrações.
As reservas podem ser visualizadas através de um mapa, além disso, o Hospedin oferece uma lista com as reservas realizadas no estabelecimento hoteleiro, com a possibilidade de adicionar filtros para acessar informações, como quarto ou hóspede.
Há ainda a opção de utilizar um precificação dinâmica que automatiza o preço das diárias de acordo com tarifários para alta ou baixa temporada, festividades e por adulto e criança. Este sistema fornece relatórios de performance, com dados de vendas, consumo e ocupação, atualizados em tempo real.
5. Silbeck
O sistema de gestão hoteleira Silbeck está dividido por módulos. O de recepção, por exemplo, permite que o usuário acesse o mapa de ocupação do estabelecimento, possa emitir FNRH e notas fiscais, administrar transferências de apartamento, além de gerenciar tarefas como cadastro de pacote e tarifas e configuração de modelo de e-mail marketing.
O Silbeck também inclui um motor de reservas diretas, com integração entre o sistema e a página web do estabelecimento hoteleiro, que permite apresentar informações atualizadas sobre disponibilidade e tarifas. O sistema de reservas é personalizável em questão de cores, imagens e texto; ainda, oferece a possibilidade de configurar a página em até três opções de idiomas para atender turistas estrangeiros.
No check-in, os hóspedes podem realizá-lo online de maneira antecipada, via e-mail ou WhatsApp, e para confirmar a presença no hotel podem escanear um QR code na recepção, sem necessidade de contato.
Na questão de governança, o Silbeck fornece um aplicativo para tablet ou smartphone em que é possível organizar tarefas de limpeza, lançamentos de consumo no frigobar, bloqueio e liberação dos quartos pela plataforma.
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Como escolher um sistema para hotel
No processo de digitalização de uma empresa hoteleira, a escolha da ferramenta que melhor se adeque às necessidades do estabelecimento pode parecer uma tarefa complicada. No entanto, é importante que os negócios consigam levantar as principais tarefas que poderiam ser automatizadas e investigar quais recursos das plataformas poderiam supri-las. Abaixo apresentamos algumas considerações que vale a pena serem feitas na hora de escolher um sistema para hotel:
- Integração com outros softwares: questione o fornecedor sobre a capacidade de integração do software para evitar que alguma ferramenta já usada pela sua empresa caia em desuso. Vale a pena checar se o software analisado é capaz de se integrar com sistemas PMS, software de gestão de referência de clientes e sistema de gestão de reviews.
- Comunicação online: os aplicativos de mensageria são uma das principais ferramentas usadas pelo brasileiro para se comunicar online. Pensando no seu tipo de estabelecimento, avalie se vale a pena considerar a aquisição de um software que é capaz de realizar algumas atividades por essas aplicações, como check-in online.
- Custos de upgrade: é imprescindível avaliar se sua compra inicial é compatível com suas necessidades ou se sua empresa terá que fazer upgrades em um futuro próximo. Os gastos adicionais com upgrades, manutenção e treinamento podem elevar os custos total de aquisição do software.
De maneira resumida, com tantos sistemas hoteleiros à disposição, um caminho para as empresas interessadas é pesquisar e entender a fundo o que cada ferramenta possibilita, considerando as necessidades do estabelecimento e a quantidade de verba que será investida.
Metodologia
O Capterra selecionou essa lista com opções de sistema para hotel com base nos seguintes critérios:
- Ser compatível com a definição do Capterra para softwares de gestão hoteleira: “os produtos dessa categoria automatizam o marketing, a reserva e o faturamento de quartos de hotéis, motéis e resorts”.
- Possuir alguns recursos principais da categoria: gerenciamento da recepção, gerenciamento de governança e gerenciamento de reservas.
- Oferecer uma página web em português
- Apresentar uma versão de teste gratuito ou demonstração de uso da plataforma.
As ferramentas que cumpriam com os requisitos citados acima também foram avaliadas em relação à sua popularidade no mercado. Para isso, usou-se as plataformas Moz, Ahrefs e SemRush para avaliar o volume médio mensal de busca dos softwares mencionados em buscadores como Google, além da autoridade do domínio (domain authority, ou DA) e do ranking do domínio (domain ranking, ou DR). De uma lista de 26 ferramentas analisadas, foram selecionados os cinco produtos com o maior volume de busca e DA/DR.
Os programas foram listados neste texto de acordo com a ordem alfabética.
