Metodologia GTD: 4 aplicativos de lista de tarefas para ser mais produtivo

Publicado em 15/07/2022 por Andrew Conrad, Marcela Gava e Lucca Rossi

*Artigo publicado originalmente em 09/07/2019.

Há pessoas que iniciam o dia com uma lista de tarefas e dão conta do recado antes mesmo de o sol se pôr. Existem outras que tentam, mas terminam a maioria dos dias com um punhado de projetos semi-acabados, prazos perdidos e e-mails aguardando respostas. A implementação da metodologia GTD com o suporte do software certo pode ajudar a reverter esse jogo.

A metodologia GTD ajuda na organização das tarefas

Sejamos sinceros: todos nós queremos ser ágeis e produtivos, mas a maioria luta uma batalha constante para evitar se perder no meio do processo. 

A boa notícia é que conseguir cumprir com os prazos não tem a ver com habilidades sobrenaturais. O segredo é ter uma metodologia, como o método GTD, e ter em mãos uma ferramenta de gestão de tarefas, além de saber usar tudo isso de maneira eficaz. 

Já que vagar entre uma centena de aplicativos de produtividade ou tentar gerenciar projetos com uma dúzia de programas no celular não é algo muito produtivo, selecionamos quatro aplicativos bem avaliados que podem ajudar você a gerenciar suas tarefas diárias.

Metodologia GTD: o que é?

O GTD, sigla em inglês para “Getting Things Done”, é uma metodologia de produtividade baseada no best-seller “A arte de fazer acontecer”, escrito pelo consultor norte-americano David Allen e lançado em 2001.

O método GTD pode ser resumido com o seguinte princípio: quanto mais produtivos formos, menos estresse teremos. Em outras palavras, devemos fazer mais em menos tempo para que possamos estar mais tranquilos depois.

O segredo para isso, de acordo com o sistema desenvolvido por Allen, é priorizar uma lista de afazeres de modo a remover a bagunça e focar no que for importante para o momento. Ao mesmo tempo, devemos mover tarefas incompletas para uma fila confiável de afazeres, que serão tocados em seguida.

O método GTD requer as seguintes ferramentas:

  • Caixa de entrada: espaço para anotar todas as ideias, informações, lembretes –pode ser um card, dependendo da ferramenta selecionada;
  • Lixeira: espaço para onde são direcionadas as tarefas que não vão ser executadas;
  • Sistema de arquivamento: é usado para armazenar material de referência para consultas futuras;
  • Checklists: uma lista de ações a serem tomadas referentes a uma atividade ou projeto;
  • Calendário: mapeia as informações relacionadas a compromissos (com datas e horários específicos).

Em 2001, tais ferramentas eram ainda físicas: um armário de arquivos e um calendário de mesa. Atualmente, versões digitais de todas essas ferramentas podem ser acessadas pelo telefone.

Para algumas pessoas, ter um calendário ou uma lista de tarefas em papel é a forma mais confiável de se organizar. Mas a realidade é que a tecnologia evoluiu muito desde o início do século, e os aplicativos vieram para ficar.

Uma ferramenta GTD digital inclui recursos como automação e colaboração, funcionalidades inacessíveis em um antigo caderno ou calendário de mesa. Além de ajudar a economizar tempo e dinheiro, esses programas permitem que as equipes trabalhem conectadas.

4 aplicativos para organização que ajudam a economizar tempo e reduzir o estresse

Para essa seleção, focamos nos cinco recursos essenciais da metodologia GTD —caixa de entrada, lixeira, sistema de arquivamento, checklists e calendário— para apresentar as opções de aplicativos.

Além disso, as escolhas foram feitas levando em conta outros requisitos, como a avaliação geral dessas ferramentas na página do Capterra (confira a metodologia completa no final do artigo). A lista está em ordem alfabética.

1. Asana

O Asana pode ser usado para pôr em prática a metodologia GTD
Exemplo de lista de tarefas no Asana (Fonte)
  • Avaliação geral: 4,5/5
  • Atendimento ao cliente: 4,3/5
  • Recursos: 4,3/5
  • Qualidade/preço: 4,4/5

No contexto do sistema GTD, o Asana oferece uma caixa de entrada em que é possível criar tarefas, administrar mensagens lidas e não lidas, arquivar notificações e customizar o espaço para visualização de mais ou menos notificações.

No quesito organização de tarefas, o usuário pode escolher diferentes tipos de visualizações, como quadros, lista e cronograma. Se escolher a visão de calendário, é possível acessar as tarefas e filtrá-las por data de conclusão, por exemplo. Inclui diferentes gráficos para acompanhar o progresso de atividades.

O sistema possui algumas funcionalidades de colaboração. Ainda nas tarefas, os usuários podem atribuí-las, enviar comentários, dar likes e fazer menções a outros membros. Além disso, ainda na parte de colaboração, o Asana permite a criação de formulários que ajudam a organizar solicitações de outros times. 

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2. Evernote Teams

Método GTD sendo executado no Evernote Teams
Exemplo de checklist do Evernote Teams (Fonte)
  • Avaliação geral: 4,4/5
  • Atendimento ao cliente: 4,2/5
  • Recursos: 4,4/5
  • Qualidade/preço: 4,3/5

Quem já é familiarizado com aplicativos GTD já deve ter em mente a importância do uso de um calendário. No caso do Evernote Teams, o usuário pode conectar sua conta ao Google Agenda e assim adicionar notas para complementar informações de compromissos específicos.

Outro ponto de uma ferramenta para organizar tarefas é a caixa de entrada que, no contexto desta ferramenta, é chamada de Painel de Controle. Aqui, o usuário pode customizar sua visualização ao adicionar blocos de anotações e notas fixadas.

Já na gestão de tarefas, o usuário pode criar checklists que permitem ter uma visão mais detalhada dos afazeres. Também permite a ativação de lembretes e a atribuição da responsabilidade a outras pessoas. Na hora de encontrar tarefas, o Evernote Teams disponibiliza filtros por designação ou prazo.

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3. Monday.com

Monday.com é uma opção de ferramenta para organização estilo GTD
Calendário com tarefas do monday.com (Fonte)
  • Avaliação geral: 4,6/5
  • Atendimento ao cliente: 4,5/5
  • Recursos: 4,4/5
  • Qualidade/preço: 4,3/5

Além de diferentes tipos de visualização das tarefas, como linha do tempo ou Kanban, o Monday.com oferece aos usuários a possibilidade de acompanhar o status do item, visualizar o progresso da atividade e acessar o nível de prioridade. A categorização de tarefas funciona através do uso de hashtags.

Pensando na metodologia GTD, esse aplicativo também permite uma visão geral (e customizada, se for o caso) das tarefas, com a possibilidade de listar a carga de trabalho de membros da equipe. O usuário pode ainda compartilhar arquivos com outras pessoas. 

No ícone de sino, o usuário pode acessar todas as notificações disponíveis a cerca de projetos que participa. Já em questão de automação, é possível configurar o envio de e-mails quando os prazos estiverem vencendo ou as tarefas forem concluídas, além da criação de regras de automação.  

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4. Trello

O Trello é outra ferramenta usada dentro da metodologia GTD
Exemplo de uma tarefa com checklist do Trello (Fonte)
  • Avaliação geral: 4,5/5
  • Atendimento ao cliente: 4,3/5
  • Recursos: 4,3/5
  • Qualidade/preço: 4,6/5

O Trello é outra ferramenta que pode oferecer suporte à metodologia GTD. Nessa plataforma, as atividades são distribuídas em cartões em que o usuário pode atribuir tarefas, criar checklists, definir prazos dentro de um calendário, arquivar ou deletar atividades. Na hora de categorizar atividades, o usuário pode empregar uma das etiquetas coloridas que ficarão à mostra no cartão.

Esse aplicativo de gestão de tarefas oferece um assistente baseado em linguagem natural que permite a criação de automações e a criação de botões personalizados que colaboram no desenvolvimento de processos. Para configurar as notificações, o usuário pode estabelecer com quanta antecedência prefere recebê-las.

Na questão de colaboração, o Trello possui uma configuração de segurança em que o usuário atribui “observadores” a um quadro, os quais podem visualizar as tarefas mas possuem restrição em relação a tomadas de ação.  

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Metodologia

O Capterra selecionou as ferramentas de gestão de tarefas com base nos seguintes requisitos:

  • Contar com pelo menos 50 avaliações de produtos na página do Capterra nos últimos dois anos –de 05 de julho de 2020 a 05 de julho de 2022–, com uma classificação média de 4,0 ou superior, em um total de 5,0 pontos. Selecionamos os quatro produtos com a classificação mais alta para figurarem neste artigo.
  • Ser compatível com a definição do Capterra para a categoria de gerenciadores de tarefas: “O software de gestão de tarefas permite que indivíduos e equipes organizem, gerenciem e concluem tarefas. Esse tipo de sistema permite que usuários criem tarefas, acompanhem o progresso e trabalhem em grupos”.
  • Contar com os principais recursos para a execução da metodologia GTD: caixa de entrada, lixeira, sistema de arquivamento, checklists e calendário.
  • Possuir algumas características principais da categoria de gerenciador de tarefas: status de progresso, agendamento e categorização de tarefas.

No artigo, os softwares foram listados em ordem alfabética.

Esse artigo pode se referir a produtos, programas ou serviços ainda não disponíveis em seu país, ou pode ter restrições legais ou regulatórias. Sugerimos que você consulte o provedor de software diretamente para informações sobre disponibilidade do produto ou conformidade com as leis locais.

Sobre os(as) autores(as)

Analista de conteúdo do Capterra, cobre as tendências de tecnologia e inovação. Jornalista com mestrado em comunicação pela UAB, de Barcelona. Gosta de criar playlists aleatórias.

Analista de conteúdo do Capterra, cobre as tendências de tecnologia e inovação. Jornalista com mestrado em comunicação pela UAB, de Barcelona. Gosta de criar playlists aleatórias.

É Program Manager no Capterra. Como analista, cobriu temas como cibersegurança e meios de pagamento digitais. Seu trabalho já apareceu na Folha de S.Paulo, Tecmundo, entre outros.

É Program Manager no Capterra. Como analista, cobriu temas como cibersegurança e meios de pagamento digitais. Seu trabalho já apareceu na Folha de S.Paulo, Tecmundo, entre outros.