Ferramentas de Gestão de Projetos - Página 16

Informações importantes na compra de um software de gestão de projetos

O software de gestão de projetos ajuda as empresas a planejar, organizar e gerenciar vários projetos, como campanhas de marketing, eventos, lançamentos de produtos e software e projetos de construção. Ele oferece recursos para alocar tarefas a colaboradores individuais e equipes, criar fluxos de trabalho de projetos, colaborar com membros do time e gerar relatórios para acompanhar o andamento de projetos e tarefas.

Os gerentes de projeto e os membros da equipe são os principais usuários da ferramenta de gerenciamento de projetos. Isso inclui gerentes de projeto não oficiais ou informais, como gerentes de construção ou profissionais de marketing que estão coordenando o andamento do projeto.

A maioria das ferramentas de gestão de projetos disponíveis no mercado tem "preço mensal” e seus planos de preços básicos variam de US$ 7 (aprox. R$ 40) a US$ 1.500 (aprox. R$ 8.660) por mês.[1]

Os compradores de primeira viagem devem começar a avaliar as opções tendo em mente o orçamento, o número de usuários, os casos de uso específicos e as integrações necessárias. Consultar as partes interessadas para identificar as principais perguntas a serem feitas aos fornecedores pode ajudar a encontrar a ferramenta mais adequada às suas necessidades. Veja alguns exemplos:

• Quais tarefas de gestão de projetos esse sistema pode automatizar?
• Como podemos usar os painéis de controle dessa ferramenta para visualizar e acompanhar melhor o status dos projetos?
• Como essa ferramenta apoia as metodologias de gestão de projetos (por exemplo, Agile, waterfall/em cascata)?
• Que nível de suporte técnico eu precisarei por parte do fornecedor do software de gestão de projetos?
• Essa ferramenta usa inteligência artificial (IA) para gerar relatórios de status e/ou planejamento aprimorado de recursos? Se sim, como?

Hussain Bandukwala[2], consultor de escritórios de gerenciamento de projetos (PMO) e instrutor de gestão de projetos que já treinou mais de 100 mil profissionais, diz que uma questão que "realmente deixa muitas empresas perplexas" é como funcionam os diferentes tipos de licença em um produto.

“Com o advento do [modelo de] Software como Serviço (SaaS), você tem diferentes tipos de licenças baseadas no usuário”, afirma. “Portanto, é importante entender o que cada tipo de licença oferece, além de seus custos e limitações.”

Quais são as ferramentas de gestão de projetos mais bem avaliadas?

O Capterra identifica os principais softwares de gestão de projetos com base em uma combinação entre dados próprios de avaliações de usuários e popularidade, ajudando as pequenas empresas a encontrar a solução de gestão de projetos mais eficiente para suas necessidades. Aqui estão os cinco produtos mais bem avaliados dessa categoria:

Essas pontuações são determinadas por uma combinação de classificações de usuários verificados e dados de popularidade disponíveis publicamente reunidos através de pesquisa na web:

• Pontuação das classificações: pontuação relativa do software com base nas classificações dadas pelos usuários no Capterra, de acordo com quantidade e antiguidade das avaliações.
• Pontuação de popularidade: popularidade relativa do software com base nas tendências de pesquisa na web e na presença dos produtos na web.

O que é uma ferramenta de gestão de projetos?

A ferramenta de gestão de projetos é um sistema projetado para automatizar a atribuição de tarefas, a alocação de recursos e o acompanhamento de marcos em todas as fases de um projeto.

Ela ajuda a criar, atribuir e acompanhar o trabalho do projeto com recursos como gerenciamento de tarefas, geração de relatórios de status do projeto, acompanhamento do orçamento e acompanhamento da linha do tempo.

As ferramentas de gestão de projetos também ajudam a criar relatórios de alocação de recursos, identificando sobrecargas de recursos, desequilíbrios e restrições de disponibilidade, permitindo que os gerentes de projetos otimizem a alocação de recursos.

O software de gestão de projetos está relacionado ao software de gestão de portfólio de projetos mais robusto, bem como às soluções de uso mais geral, incluindo ferramentas de colaboração e ferramentas de gestão de tarefas.

A Gartner informa que mais de 85% das empresas usam ativamente um software de gestão de projetos e que o mercado deverá atingir um valor de US$ 7 bilhões (aprox. R$ 40 bilhões) até 2026.[3]

No Capterra, você encontrará 1.749 produtos de gestão de projetos diferentes, que receberam 15.962 avaliações de usuários desde setembro de 2023.[4]

Preços de softwares de gestão de projetos

Em geral, o software de gestão de projetos segue um modelo de assinatura, cobrado mensalmente. Para quem está começando, os planos básicos geralmente estão disponíveis em torno de US$ 200 (aprox. R$ 1.154) por mês e oferecem ferramentas essenciais, como gerenciamento de tarefas, planejamento e programação de projetos, rastreamento e recursos de colaboração.

Para necessidades mais robustas, os planos avançados estão disponíveis por aproximadamente US$ 1.400 (aprox. R$ 8.083) por mês. Esses planos incluem os recursos básicos e oferecem funcionalidades aprimoradas, como análises avançadas, recursos de integração personalizados e suporte prioritário ao cliente, projetados para atender às demandas de projetos mais complexos.

Nos últimos dois anos, nossos consultores descobriram que a maioria (57%) dos compradores de software de gestão de projetos está definindo seus orçamentos na faixa de US$ 20 (aprox. R$ 115) a US$ 40 (aprox. R$ 230) por mês.[5]

Os compradores de primeira viagem devem observar que as despesas iniciais geralmente incluem custos de implementação, migração de dados e personalização, enquanto as despesas contínuas geralmente cobrem serviços de manutenção e suporte. É fundamental considerar esses fatores para ter uma compreensão abrangente do custo total de propriedade.

Qual é a melhor ferramenta de gestão de projetos?

Essa resposta depende das suas necessidades específicas. Por exemplo, uma análise de milhares de avaliações próprias de usuário mostra que o Quire (mais bem avaliado no geral), o Scoreplan (mais bem avaliado no Brasil) e o OpenProject (melhor para gestão de tarefas) são alguns dos sistemas mais bem avaliados entre os produtos de gestão de projetos mais populares do Brasil.

Veja a lista completa de melhores soluções no topo desta página para ver mais opções.

É crucial avaliar criteriosamente essas opções –analise os recursos mais bem avaliados, como gestão de tarefas e planejamento/cronograma de projetos– para confirmar que a ferramenta se encaixa no fluxo de trabalho da sua equipe.

Tire um tempo para testar alguns sistemas para ver qual funciona melhor para seus projetos e orçamento.

Recursos da ferramenta de gestão de projetos valorizados pelos usuários

Todas ferramentas de gerenciamento de projetos incluem recursos de gestão de tarefas, planejamento/agendamento de projetos e relatórios/acompanhamento de projetos. E a maioria dos sistemas compartilha uma variedade de recursos comuns, como priorização, cobrança e faturamento, e gerenciamento de vários projetos.

Recursos principais da ferramenta de gestão de projetos

• Gestão de tarefas: permite criar tarefas, acompanhar o status do progresso e a porcentagem de conclusão e visualizar quaisquer notas ou comentários associados. 91% dos compradores classificam esse recurso como crítico ou altamente importante.
• Planejamento e programação de projetos: possibilita criar planos de projeto, definir os objetivos do projeto, estabelecer marcos e montar cronogramas do projeto. 90% dos usuários classificam esse recurso como crítico ou altamente importante.
• Relatórios/rastreamento de projetos: para gerar vários relatórios e métricas de desempenho a fim de acompanhar o progresso, analisar dados e obter insights sobre a saúde do projeto e o desempenho da equipe. 81% dos usuários classificam esse recurso como crítico ou altamente importante.
• Ferramentas de colaboração: oferece um canal para que os membros da equipe compartilhem arquivos de mídia, se comuniquem e trabalhem juntos. 79% dos usuários classificam esse recurso como crítico ou altamente importante.

Recursos comuns da ferramenta de gestão de projetos altamente avaliados

• Projetos múltiplos: capacidade de acompanhar e gerenciar vários projetos simultaneamente. 89% dos usuários classificam esse recurso como crítico ou altamente importante.
• Priorização: permite organizar atividades e tarefas com base em sua importância relativa ou urgência de conclusão. 82% dos usuários classificam esse recurso como crítico ou altamente importante.
• Controles e permissões de acesso: possibilita definir níveis de autorização para acesso a arquivos ou sistemas específicos. 79% dos usuários classificam esse recurso como crítico ou altamente importante.
• Compartilhamento de arquivos: para compartilhar de modo público ou privado arquivos digitais de vários formatos, como documentos, áudio/vídeo, imagens e muito mais. 77% dos usuários classificam esse recurso como crítico ou altamente importante.
• Faturamento e cobrança: permite criar, gerenciar e enviar faturas ou contas para os clientes. 66% dos usuários classificam esse recurso como crítico ou altamente importante.

Os compradores devem ter em mente que o fato de um produto ter mais recursos do que outro não o torna melhor para sua empresa. Concentre-se em quão bem um determinado sistema executa as principais funções para as quais sua equipe o utilizará, em vez de dar muito valor a recursos adicionais que podem não fazer muita diferença para a sua empresa.

“Se você não souber o que está procurando em um software de gestão de projetos, qualquer software lhe parecerá interessante”, observa Bandukwala. “É por isso que entender seus próprios requisitos é fundamental. Como diz o ditado: se você não sabe para onde está indo, qualquer caminho levará até lá.”

Principais benefícios de uma ferramenta de gerenciamento de projetos identificados pelos usuários

Espaço de trabalho colaborativo aprimorado: esse tipo de software melhora a interação e a colaboração ao fornecer aos usuários uma plataforma unificada. Isso permite o compartilhamento de arquivos, a comunicação em tempo real e a solução coletiva de problemas, seja remotamente ou no escritório.

“Adoro a equipe e o espaço de trabalho colaborativo que ele permite para que você possa realmente trabalhar remotamente como uma equipe operacional e eficiente.”

—Amanda H., estrategista de negócios no setor de marketing e publicidade

Gerenciamento preciso de tarefas: ferramentas robustas permitem que as tarefas sejam organizadas e monitoradas de perto em relação a determinados indicadores, como prazos, orçamentos e escopo. Como resultado, todos os membros da equipe recebem diretrizes claras e conhecem a extensão de suas responsabilidades.

“Sem essa ferramenta, não teríamos sido capazes de organizar adequadamente todas as etapas e marcos e, sem dúvida, não teríamos tido tanto sucesso em cada projeto que concluímos.”

—Mike H., CIO no setor de gestão educacional

Visão consolidada dos projetos: toda a documentação e as comunicações do projeto são agrupadas em um único diretório constantemente atualizado. Isso facilita a recuperação de dados históricos e o acompanhamento do status dos projetos atuais.

“Adoro o fato de você poder ter conversas e anexos relacionados a tarefas/projetos. Isso é excelente se você é como eu e frequentemente precisa mostrar às pessoas onde elas tomaram decisões no passado de uma maneira fácil.”

—Michelle M., gerente no setor sem fins lucrativos

Automação do fluxo de trabalho: esse tipo de software simplifica o fluxo de tarefas e informações do projeto. As regras são aplicadas aos processos para reduzir o risco de descuidos e aumentar a eficiência, reforçando as práticas fundamentais de gerenciamento de projetos.

“Para economizar tempo e reduzir os erros, desenvolvemos nossos próprios fluxos de trabalho, implementamos lembretes e automatizamos totalmente as tarefas repetitivas. Obtivemos maior produtividade e uma base mais sólida para nossos processos de desempenho.”

—Christian P., gerente de RH no setor de saúde, bem-estar e condicionamento físico

Em meio a esses benefícios principais, a integração da IA generativa introduziu uma nova camada de sofisticação a esses sistemas. Esse avanço tecnológico ampliou notavelmente a capacidade de planejamento detalhado de cenários, um recurso que já era integral, mas que agora está se tornando um aspecto de destaque devido à influência da IA.

Bandukwala explica, “o planejamento de cenários para o gerenciamento de portfólios de projetos já existia, mas todo o advento da IA generativa realmente impulsionou tudo para uma maior popularidade e abriu caminho para muitos novos recursos que ajudam os usuários a gerenciar projetos de forma mais eficaz e eficiente". Essa evolução marca uma mudança significativa na forma como as ferramentas de gestão de projetos são percebidas e utilizadas, destacando sua crescente importância nas funções estratégicas de negócios.

Desafios comuns de uma ferramenta de gestão de projetos identificados pelos usuários

Navegar pelo cenário do software de gerenciamento de projetos envolve a superação de obstáculos específicos que podem ser decisivos para o sucesso de sua implementação. Com os gerentes de projeto citando cronogramas irrealistas (38%), desafios no gerenciamento de orçamentos (36%) e escassez de recursos (34%) como suas principais dificuldades no último ano [6], é fundamental entender os problemas específicos do usuário que surgem ao implementar essas ferramentas. Analisamos as avaliações de usuários do último ano para identificar os desafios comuns enfrentados pelos usuários:

1. Preocupações com o custo: equilibrar o orçamento com a necessidade de recursos avançados pode ser complicado. Os altos custos podem impedir o investimento inicial, especialmente para equipes menores ou startups.

• Pergunte ao fornecedor: o que está incluído no preço base e como os recursos adicionais afetam o custo total? Você pode ser realista sobre os níveis de preços?

• Supere o desafio: investigue opções que sejam escalonáveis, nas quais você possa começar com recursos básicos e adicionar novas funcionalidades conforme seu orçamento permitir.

2. Experiência de usuário complexa: uma interface complexa pode impedir o engajamento total dos usuários com o software, limitando sua eficácia e reduzindo a satisfação geral do usuário.

• Pergunte ao fornecedor: você pode descrever a filosofia do design por trás da sua interface de usuário? Que medidas você tomou para garantir que a interface seja intuitiva?

• Supere o desafio: opte por um software que priorize uma interface de usuário limpa e intuitiva. Avalie o software por meio de um período de teste para garantir que ele atenda às necessidades do fluxo de trabalho da sua equipe e melhore a usabilidade.

3. Curva de aprendizado acentuada: um novo software pode ser difícil de aprender, especialmente para equipes acostumadas a processos diferentes. Uma curva de aprendizado acentuada pode retardar a adoção e reduzir a eficiência geral.

• Pergunte ao fornecedor: quais serviços de treinamento e suporte são oferecidos aos novos usuários? Como vocês simplificam o processo de aprendizagem para equipes diversificadas?

• Supere o desafio: escolha um software que não apenas forneça materiais de treinamento abrangentes, como tutoriais e webinars, mas que também ofereça suporte contínuo.

Embora esses desafios sejam significativos, também é importante reconhecer os possíveis benefícios que advêm de uma implementação bem-sucedida.

Por exemplo, Bandukwala descreve os possíveis riscos e recompensas da adoção da IA e dos recursos relacionados à IA nas ferramentas de gestão de projetos:

“Há entusiasmo porque há muitas possibilidades –aceleração do ritmo, automação, sugestões, previsões”, diz ele. “Mas também há apreensões naturais em relação a possíveis obstáculos, como problemas de integração, qualidade dos dados e preocupações éticas.”

Essa declaração destaca o ambiente dinâmico da adoção de um software de gestão de projetos, em que a antecipação de benefícios transformadores deve ser equilibrada com a navegação cautelosa pelas possíveis armadilhas.

Para que serve a ferramenta de gestão de projetos?

Os seguintes casos de uso mais comuns surgiram de nossas inúmeras avaliações de ferramentas de gerenciamento de projetos:

• Coordenação de tarefas dentro das equipes de projeto: as empresas usam software de gestão de projetos para atribuir e monitorar tarefas em nível individual e de projeto.
• Gerenciamento de múltiplos projetos: os usuários podem criar e gerenciar vários projetos simultaneamente usando uma única ferramenta, permitindo que os membros da equipe visualizem suas tarefas ordenadas por data de vencimento ou por projeto.
• Gerenciamento otimizado de recursos: os gerentes de projeto atribuem membros da equipe a projetos e tarefas de acordo com sua disponibilidade, habilidades e necessidades comerciais.
• Análise e monitoramento do progresso do projeto: os usuários podem consultar painéis e produzir relatórios em nível individual, de projeto e, com alguns softwares, de programa ou portfólio de projetos.
• Comunicação e colaboração aprimoradas: equipes e clientes podem trocar informações usando mensagens integradas e compartilhamento de arquivos. A ferramenta pode enviar notificações individuais, reduzindo a dependência de e-mail e permitindo uma colaboração eficiente, mesmo para equipes geograficamente dispersas.

Muitas ferramentas de gestão de projetos são projetadas para dar suporte a metodologias e/ou setores específicos:

• Sistemas de gestão de projetos de TI
• Software de gestão de portfólios de projeto (normalmente projetado para grandes corporações e empresas)
• Software de gestão de projetos Agile

Quem usa a ferramenta de gestão de projetos?

O software de gestão de projetos é amplamente adotado por diversos profissionais que contam com seus recursos robustos para gerenciar e otimizar as tarefas de trabalho com eficiência. Os principais usuários incluem equipes de marketing e vendas, departamentos de TI, gerentes de construção e pessoal de organizações sem fins lucrativos (ONGs), cada setor aproveitando o software para atender às suas necessidades específicas.

Como diferentes profissões usam a ferramenta de gerenciamento de projetos:

• Equipes de marketing e vendas: aproveitam as ferramentas de gestão de projetos para organizar campanhas, monitorar o progresso em relação às metas de vendas e gerenciar interações com clientes e potenciais clientes.
• Departamentos de tecnologia da informação: usam o software para gerenciar projetos de desenvolvimento de software, rastrear atualizações e manter a conformidade com os padrões técnicos.
• Gerentes de construção: utilizam ferramentas de gerenciamento de projetos para programar o trabalho, controlar orçamentos e coordenar a comunicação entre os gerentes do local e os subcontratados.
• Organizações sem fins lucrativos: aplicam software de gestão de projetos para gerenciar eventos de arrecadação de fundos, coordenar cronogramas de voluntários e acompanhar processos de solicitação de subsídios.

A análise de mais de 2.084 conversas telefônicas realizadas desde setembro de 2023 entre consultores do Capterra e compradores de software de gestão de projetos revela que 62% dos usuários vêm de pequenas e médias empresas (PMEs) com menos de 100 funcionários. Cerca de 65% dessas empresas geram menos de US$ 25 milhões (aprox. R$ 144 milhões) em receitas anuais. Isso confirma o importante papel desse tipo de software no suporte às operações comerciais em empresas de todos os portes e setores. [5]

Integrações comuns da ferramenta de gestão de projetos

Analisamos nosso extenso banco de dados de avaliações e determinamos que as três categorias mais frequentemente integradas às ferramentas de gerenciamento de projetos são: ponto eletrônico, gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) e gestão de tarefas. Essas integrações são fundamentais para aprimorar a funcionalidade e a eficiência da ferramenta de gestão de projetos:

• Ponto eletrônico: para permitir o registro preciso do tempo nas tarefas, o que é essencial para o controle do orçamento, a folha de pagamento e a avaliação da produtividade. Essa integração ajuda a garantir que os cronogramas do projeto sejam cumpridos e que os custos de mão de obra sejam monitorados de perto.
• CRM: ao conectar sistemas CRM com softwares de gestão de projetos, as empresas podem simplificar o fluxo de informações entre as equipes de vendas e de projetos. Isso garante que os dados e as interações dos clientes estejam atualizados e acessíveis.
• Gestão de tarefas: para permitir um nível mais granular de controle sobre tarefas e subtarefas individuais. Isso ajuda a distribuir o trabalho uniformemente, a definir expectativas claras e a acompanhar o progresso, o que, coletivamente, melhora os resultados do projeto.

Essas integrações não apenas reúnem dados e processos, mas também fornecem uma visão unificada das operações, o que pode aumentar significativamente a eficiência e a eficácia do projeto.

Tendências recentes em ferramentas de gestão de projetos

Cenário da gestão de projetos em equipes distribuídas: times baseados em diferentes localidades podem sofrer com a organização de cronogramas de projetos. Menos da metade (39%) dos profissionais nesta dinâmica avaliaram o aspecto de produtividade como muito positivo em equipes distribuídas. Apesar disso, apenas 24% dos funcionários de equipes distribuídas encontram algum nível de dificuldade na manutenção do cronograma de projetos ao colaborar com profissionais baseados em outros países, apontando que gestores de projetos têm conseguido encontrar um modelo viável de coordenação de tarefas

Saiba mais sobre ferramentas de gestão de projetos

Aqui estão mais conteúdos focados em ferramentas de gerenciamento de projetos e áreas correlatas para ajudar você a encontrar a melhor opção para sua empresa:

• As 7 melhores ferramentas para gestão de projetos
• 10 opções de gerenciador de projetos grátis
• 5 programas gratuitos de controle de tempo para gerentes de projeto
• 7 aplicativos de lista de tarefas para sua empresa
• Software de gestão de tarefas gratuito: as 7 melhores opções
• 10 melhores CRM gratuitos para sua empresa

Fontes

1. Dados de preços de software do Capterra: somente produtos com informações de preços disponíveis publicamente e softwares qualificados dentro da categoria são incluídos na análise de preços. As conversões de moedas são baseadas na taxa do dia da publicação e podem diferir das taxas de câmbio atuais. Consulte a metodologia completa aqui.

2. Hussain Bandukwala, LinkedIn

3. Software Market Insights: Project Management, Gartner (conteúdo em inglês, disponível para assinantes)

4. Dados de avaliações publicadas no Capterra: as avaliações do Capterra são coletadas de usuários verificados para softwares individuais. Para este relatório, analisamos avaliações do último ano até a data de elaboração deste guia. Consulte a metodologia completa.

5. Anotações dos consultores do Capterra: as informações se baseiam em dados obtidos em conversas telefônicas que a equipe de consultores do Capterra manteve com empresas que buscavam ferramentas de gestão de projetos. Para este relatório, analisamos avaliações do último ano até a data de elaboração deste guia. Consulte a metodologia completa.

6. e [a]. Pesquisa sobre Ferramentas de Gestão de Projetos de Impacto: A pesquisa sobre Ferramentas de Gestão de Projetos de Impacto 2024 do Capterra foi realizada online em maio de 2024 com 2.500 entrevistados nos EUA (n=300), Canadá (n=200), Brasil (n=200), México (n=200), Reino Unido (n=200), França (n=200), Itália (n=200), Alemanha (n=200), Espanha (n=200), Austrália (n=200), Índia (n=200) e Japão (n=200). O objetivo do estudo foi entender as habilidades de liderança e inteligência emocional necessárias para que os gerentes de projeto liderem com sucesso equipes e projetos que utilizam/incorporam IA. Os entrevistados foram selecionados entre profissionais de gerenciamento de projetos em organizações de todos os tamanhos. A organização em que trabalham deve usar atualmente uma ferramenta de gerenciamento de projetos.

Pesquisado por: Marcela Gava, analista de conteúdo; editado por: Caroline Rousseau

Tendências na gestão de projetos: pesquisa do Capterra aponta IA como prioridade e segurança como alerta

Quase todas as empresas que monitoram métricas veem o ROI da IA, mas as preocupações com segurança e usabilidade estão remodelando as prioridades.

A inteligência artificial (IA) está transformando o que um software de gestão de projetos pode fazer. Ao mesmo tempo que introduz novos riscos, também redefine as prioridades dos compradores e acelera a tomada de decisões –muitas vezes sem planejamento estratégico adequado.

Recém-lançada, a pesquisa global do Capterra* detalha como as empresas estão adaptando suas estratégias, investindo em ferramentas de gestão de projetos e de que forma a IA tem influenciado essas decisões.

O estudo contou com a participação de mais de 2.500 entrevistados, sendo 227 profissionais brasileiros. Para colaborar na interpretação dos dados, contamos com a participação de Ricardo Vargas [1], líder global em gestão de projetos e pioneiro na aplicação de IA em projetos.

Ferramentas de IA para gestão de projetos: como funcionam e como integrá-las aos processos

A IA já está sendo usada em sistemas de gestão de projetos para prever riscos, automatizar fluxos de trabalho, otimizar cronogramas e gerar conteúdo, como resumos ou documentação.

Diante de tantas aplicações com potencial para transformar o setor, não é por acaso que os investimentos na área estejam crescendo. Globalmente, 60% das empresas pretendem gastar mais com tecnologia de gestão de projeto este ano em comparação com o ano anterior. No Brasil, esse número é ainda mais alto, chegando a 65%.

As atribuições da IA na gestão de projeto variam bastante, indo desde ferramentas específicas, como mecanismos de análise preditiva, até recursos integrados ao software de gestão de projetos que automatizam atribuições de tarefas ou sinalizam riscos. Entretanto, é importante entender que não existe um único tipo de IA executando todas essas funções.

Muitas pessoas associam IA a chatbots ou grandes modelos de linguagem (LLMs), mas esse é apenas um ramo da tecnologia, focado em gerar texto semelhante à escrita humana.

A IA também engloba sistemas de automação avançada de fluxo de trabalho e análise preditiva, cada um projetado para executar diferentes tarefas. Em conjunto, esses recursos ajudam as equipes a gerenciar a complexidade dos projetos, reduzir trabalho manual e tomar decisões baseadas em dados.

Apresentamos a seguir um resumo dos principais tipos de IA usados no gerenciamento de projetos.

Nem toda IA é criada da mesma forma, e nem sempre fica evidente quais são seus verdadeiros limites e precisão. Por isso, os compradores de software devem questionar os fornecedores sobre que tipo de IA está sendo usada, como ela funciona e se seus processos são transparentes ou se operam como uma “caixa preta”, cujo funcionamento interno não é claro.

Também, vale reforçar que entender a tecnologia é apenas parte do quebra-cabeça. Conforme aponta Ricardo Vargas, a transição para um modelo de gestão de projetos suportado por IA exige muito mais do que a ferramenta certa.

Ele acrescenta que, operacionalmente, a barreira está em integrar a IA aos processos existentes. Isso exige garantir a consistência dos dados e a clareza de papéis para definir entre “o que a máquina recomenda” e “o que a equipe decide”.

Em resumo, a escolha da ferramenta certa abre a porta para a transformação, enquanto a evolução da cultura e dos processos garante que a empresa realmente consiga atravessá-la.

A IA impulsiona os gastos com tecnologia de gestão de projetos e redefine as prioridades do comprador

A IA é atualmente o principal motivo que leva as empresas a investirem em novos softwares de gestão de projetos.

Mais da metade dos compradores em nível global (55%) afirma que a busca por funcionalidades de IA foi o principal fator para sua aquisição mais recente de tecnologia. No Brasil, esse é também o principal motivo para 63% dos entrevistados.

Contudo, essa guinada não se resume apenas a almejar recursos inovadores. A isso, soma-se a necessidade de lidar com a crescente complexidade dos projetos, a escassez de recursos e a demanda por mais velocidade.

O destino dos investimentos

Em nível global, os dados indicam que 2 em cada 3 empresas estão aumentando seus gastos com software de gestão de projetos para adicionar novas ferramentas, expandir a funcionalidade e contratar mais serviços e suporte. Apenas um terço aponta o aumento dos preços, a substituição de um sistema ou o crescimento no número de usuários como o fator principal para o aumento do orçamento.

A incorporação de usuários aparece em último lugar na classificação, o que reflete a atual tendência de redução de pessoal [2]. Em vez de aumentar o quadro de funcionários, as empresas esperam que suas equipes atuais façam mais com menos recursos.

Para os gerentes de projetos, essa situação significa usar ferramentas com tecnologia de IA para ajudar a gerenciar o volume de trabalho, compensar a equipe enxuta e garantir que os projetos não saiam do trilho.

O que está em jogo?

• Os projetos estão maiores e mais complexos [3]. Projetos de grande porte, chegando a custar US$ 1 bilhão ou mais, envolvem várias equipes, ferramentas e fusos horários. A coordenação manual por meio de planilhas ou sistemas offline não é apenas ineficiente, mas impossível nessa escala.

• A IA está definindo expectativas. A tecnologia já está provando seu valor nas áreas como marketing, finanças e atendimento ao cliente. Agora, os líderes de projetos sentem a pressão para adotar a IA também.

• As equipes estão sobrecarregadas. Com menos pessoas e mais trabalho, os gerentes de projeto precisam de ajuda para diminuir as tarefas administrativas, extrair insights e priorizar o que é mais eficiente.

• Adaptabilidade é essencial. As empresas enfrentam restrições de recursos, complexidade crescente e pressão por eficiência a longo prazo. Elas estão apostando que a IA pode ajudá-las a fazer mais com menos pessoas, orçamentos mais apertados e cronogramas mais apertados.

A expansão da IA aumenta a necessidade de segurança em softwares

À medida que a IA amplia as funcionalidades de um software, ela também expande a superfície de ataques cibernéticos, o que significa mais dados, mais integrações e, consequentemente, mais riscos. É por isso que, para compradores de sistemas de gestão de projetos, a segurança já supera a funcionalidade e os próprios recursos de IA como prioridade máxima.

Globalmente, 71% dos compradores classificam a segurança como "crítica", e 39% afirmam que preocupações com a segurança motivaram sua compra mais recente de tecnologia.

No Brasil, 86% consideram a segurança como um fator crítico, um índice bem acima da média global. Além disso, quase metade (47%) indica que as preocupações com segurança impulsionaram a aquisição de um novo software de gestão de projetos, superando mais uma vez a média mundial.

O resultado, no entanto, não surpreende. Afinal, um software de gestão de projetos funciona como um sistema de registro que armazena dados sensíveis da empresa, como orçamentos, contratos, planilhas de custos e materiais dos clientes.

Nesse contexto, a adoção da IA aumenta ainda mais os riscos. A IA generativa e a análise preditiva exigem o compartilhamento e o processamento de grandes volumes de dados, criando novos fluxos de informação e pontos de integração que podem ser explorados por indivíduos mal intencionados.

Por que a segurança gera tanto satisfação quanto insatisfação

As empresas precisam de criptografia, controles de acesso e registros de auditoria. Ao mesmo tempo, elas também querem facilidade de uso. Equilibrar esses dois pontos é um desafio, e muitas vezes, é por isso que a segurança está no topo tanto das listas de satisfação quanto das de insatisfação com softwares de gestão de projetos.

Risco no mundo real: o vazamento de dados do Trello em 2024

Em julho de 2024, um hacker conhecido como "Emo" publicou dados de usuários do Trello no BreachForums, uma conhecida plataforma de cibercrimes [4]. O volume de dados expôs a dimensão do vazamento: mais de 15 milhões de endereços de e-mail, além de nomes completos, nomes de usuário e outras informações de conta. O hacker explorou uma falha de segurança em uma API que permitia a usuários não autenticados associarem e-mails a contas do Trello.

Esse incidente é um lembrete de que as ferramentas de colaboração e gerenciamento de projetos são alvos valiosos para os cibercriminosos. À medida que esses softwares se tornam mais integrados e potencializados por IA, o volume e a sensibilidade dos dados aumentam, tornando controles de acesso frágeis e APIs mal protegidas um grande risco.

O desafio de aproveitar a IA ao máximo: por que muitas equipes ainda patinam?

Contratar uma ferramenta com recursos de inteligência artificial é a parte fácil. Globalmente, 68% dos gerentes de projeto afirmam que seu software de gestão já possui essa tecnologia e que a utilizam no dia a dia. No Brasil, essa adoção é ainda mais alta: 86% dos profissionais entrevistados relatam usar IA em suas plataformas de gestão de projetos.

O desafio, porém, é extrair valor real dessa tecnologia. Na análise global, 41% dos entrevistados apontam a dificuldade em adotar a IA como o principal obstáculo relacionado ao software, seguido por falta de capacitação, má integração inicial do novo sistemas e desalinhamento com os fluxos de trabalho.

No cenário brasileiro, a dificuldade na implementação da IA também é um desafio relevante, mas o principal obstáculo é outro: o treinamento dos usuários, apontado como um dos problemas mais significativos por 38% dos profissionais.

Além disso, segundo ele, há resistência natural à mudança por meio do receio de que a IA substitua pessoas em vez de potencializar suas habilidades. “A liderança precisa atuar ativamente para mostrar que a IA é uma parceira, não uma ameaça”, defende.

Como fazer diferente?

Os recursos de IA exigem novas habilidades, incluindo interpretação de previsões, configuração de automações e adaptação de fluxos de trabalho. Sem o treinamento adequado, até mesmo os recursos mais avançados acabam sendo subutilizados.

Para ajudar os compradores a entender o que dificulta o aproveitamento da IA, detalhamos a seguir as barreiras mais comuns, com exemplos práticos e o que fazer para superá-los:

Na mesma linha, outro grande obstáculo é a integração das novas ferramentas aos fluxos de trabalho existentes, mencionado por 36% dos entrevistados em resultado global.

Os desafios parecem refletir uma questão mais profunda: o ritmo acelerado da inovação está ultrapassando a capacidade das equipes de aprender e se adaptar. E os fornecedores nem sempre ajudam. Falhas na integração inicial e a falta de um suporte contextualizado deixam os usuários despreparados e, muitas vezes, por conta própria.

IA na gestão de projetos: a chave é o uso correto

As ferramentas de gestão de projetos estão deixando de ser meros gerenciadores de tarefas para se tornarem plataformas focadas em adaptabilidade, eficiência e no uso responsável da IA.

As empresas estão investindo em soluções que as ajudem a trabalhar de forma mais inteligente, crescer mais rápido e se adaptar às mudanças do mercado.

Muitas equipes também estão migrando do método cascata ou de modelos ágeis puros para abordagens híbridas. Hoje, 41% dos entrevistados usam metodologias híbridas. No Brasil, o cenário é parecido: 48% dos gestores de projeto no país adotam um modelo de gestão híbrido.

Estamos em um ponto de virada, onde, como afirma Ricardo Vargas, “a IA está deixando de ser ‘um recurso adicional’ para se tornar o coração da gestão de projetos moderna”.

Essa transformação exige que a escolha de um software não seja somente sobre gerenciar projetos, mas também sobre capacitar pessoas e se adaptar ao mercado. Sendo assim, a busca deve ser por sistemas que apoiem a tomada de decisão humana, que equilibrem inovação com a capacidade de execução e que cresçam junto com o negócio.

Afinal, como reforça Vargas, sairão na frente as empresas que conseguirem alinhar cultura, capacitação e tecnologia.

Leitura recomendada

• As 7 melhores ferramentas para gestão de projetos

• 7 aplicativos de lista de tarefas para sua empresa

• 10 opções de gerenciador de projetos grátis

• 5 programas gratuitos de controle de tempo para gerentes de projeto

*Metodologia

A pesquisa de tendências de software de gestão de projetos do Capterra foi realizada em julho de 2025 com 2.545 entrevistados na Alemanha (n=224), Austrália (n=240), Brasil (n=227), Canadá (n=227), Espanha (n=239), Estados Unidos (n = 231), França (n=241), Índia (n=216), Itália (n=227), México (n=236) e Reino Unido (n=237). O objetivo do estudo foi entender as metodologias e os softwares de gestão de projetos que as empresas utilizam, assim como seus benefícios, desafios e o impacto da IA na área. Os entrevistados foram selecionados por serem funcionários em tempo integral em empresas com mais de um colaborador e por trabalharem em cargos de nível gerencial ou superior. Também foi um requisito que os participantes tivessem, ao menos parcialmente, responsabilidade nas decisões de compra de software de gestão de projetos em suas organizações.

Fontes

1. Ricardo Vargas, LinkedIn
2. Demissões em massa: as empresas de tecnologia que fizeram cortes em 2025, Época Negócios
3. Megaprojects: Challenges, Opportunities, and the Role of the Project Profession, The Project Management Institute (conteúdo em inglês)
4. Se você usa o Trello, preste atenção: sua conta pode ter vazado online, Olhar Digital